Guatemala

VN 2022/003 GT - Procurement and Logistics Assistant G5- Programa Raices -

Organization
Posted
Closing date

Vacancy Notice

Abierto a candidatos Internos y Externos

Título de la Posición: Procurement & Logistic Assistant

Lugar de Trabajo: Ciudad de Guatemala

Clasificación: General Service, G5

Tipo de contrato: One Year Fixed Term con posibilidades de extensión

Fecha estimada de inicio: Lo antes posible

Fecha de cierre: 25 de enero de 2022

Código de referencia:VN2022/003 GT

Establecida en 1951, la OIM es una Organización Relacionada de las Naciones Unidas y, como agencia líder de las Naciones Unidas en el campo de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM se dedica a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Lo hace brindando servicios y asesoría a gobiernos y migrantes.

La OIM está comprometida con un entorno diverso e inclusivo. Los candidatos internos y externos son elegibles para postularse a esta vacante. A los efectos de la vacante, los candidatos internos se consideran candidatos primarios.

Contexto:

La OIM espera abordar las causas fundamentales de la migración irregular en Guatemala a través de un nuevo programa que se espera comience en agosto de 2021. El Programa adoptará un enfoque flexible y adaptativo para apoyar la estabilización y la resiliencia de la comunidad en áreas con altas tasas de migración irregular, prestando especial atención a las necesidades de los jóvenes y las poblaciones indígenas.

Funciones y Responsabilidades:

  1. Realizar las actividades de adquisiciones de la OIM Guatemala y brindar apoyo de primera línea, orientación técnica y capacitación en el país con respecto a las políticas, normas y reglamentos de la OIM relacionados con las adquisiciones y la cadena de suministro, además debe asegurar el cumplimiento de las normas de los donantes sobre Origen y nacionalidad de los bienes, así como los topes máximos para compras locales.

  2. Asistir en la gestión del ciclo de adquisiciones, incluida la definición de necesidades, la planificación de adquisiciones, la investigación de mercado, la emisión de ofertas, la evaluación de ofertas y la evaluación del desempeño del proveedor de acuerdo con las normas de adquisiciones de la OIM y en coordinación con la Unidad Global de Adquisiciones y Suministros, según sea necesario.

  3. Realizar las compras de materiales, suministros, repuestos, mobiliario y equipos, de acuerdo con las especificaciones y características proporcionadas por el solicitante, ajustándose al presupuesto y cumpliendo con el procedimiento definido por la OIM y el donante respectivo. Así como Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de los mismos.

  4. Analizar las solicitudes de adquisición e iniciar el proceso de compra una vez se ha verificado que los formatos de “Solicitud de Adquisición” cumplan con los requisitos solicitados por la Unidad y que estén autorizados por el Oficial de Programa respectivo.

  5. Preparar informes de adquisiciones y logística con una estimación de entregas de grandes compras y presentarlas al programa sobre el estado de los procesos.

  6. Obtener cotizaciones y preparar un cuadro comparativo con las opciones encontrada en el mercado, el cual será analizado y firmado por el Oficial de Programa para tomar la decisión de compra.

  7. Dar seguimiento a cada orden de compra hasta la entrega de los bienes incluyendo el seguro, transporte y control de recepción y coordinación para la elaboración de documentos de entrega y pago a los proveedores, manteniendo informado al personal relevante del proyecto y las finanzas sobre el estado de la entrega.

  8. Servir de enlace con las diferentes unidades y oficinas con respecto a las solicitudes y requisitos de adquisiciones y servicios, a fin de alimentar la planificación de adquisiciones y consolidar las necesidades generales de adquisiciones de la Oficina de País.

  9. Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de los mismos.

  10. Proporcionar a la persona responsable de inventario toda la información necesaria para la inclusión del bien adquirido dentro del sistema de inventario de la Organización.

  11. Mantener y actualizar los procesos en el sistema PRISM y en el aplicativo de compras en la intranet y hacer un seguimiento del estado de las órdenes de compra y mantener a los clientes informados sobre el tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas; verificar que toda la mercancía esperada se reciba de acuerdo con las especificaciones de Órdenes de compra (PO) y que todas las mercancías estén en buenas condiciones.

  12. Ejecutar los procesos de adquisición de invitación directa, administrando la gestión de contratos legales, condiciones de pago, manejo de los contratistas, evaluación de desempeño y garantizando el pleno cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Compras de la Organización.

  13. Leer y dar trámite a la correspondencia del correo electrónico, referente a temas de la Unidad de compras. Así como atender a los proveedores en temas inherentes a las negociaciones, carteras vencidas, bloqueos de despachos por no pago, etc.

  14. Coordinar y participar en el proceso para la selección y calificación de proveedores según parámetros de calidad, oportunidad y precio definidas por la Organización.

  15. Participar en los comités de Compras a los que sea invitado y sugerir proveedores para establecer LTA (acuerdos a largo plazo) para obras, servicios y productos comúnmente requeridos; y apoyar la revisión de contratos y acuerdos para su presentación al Departamento Legal.

  16. Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.

  17. Realizar otras tareas que le sean asignadas.

Experiencia y Calificaciones requeridas

Educación

• Título universitario en Administración de Empresas, o similares con tres años de experiencia relevante o,

• Diploma de Bachillerato con cinco años de experiencia relevante

Experiencia

• Experiencia general mínima de cuatro años en procesos administrativos en cargos relacionados con las áreas de compras y logística.

• Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).

• Excelentes habilidades de negociación y contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliarios, equipos y otros.

• Conocimiento en SAP una ventaja

• Habilidades en contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliario, equipos, entre otros.

• Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONU o en cualquier organización multicultural es una ventaja

Habilidades

• Excelentes habilidades de negociación y contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliarios, equipos y otros.

Idiomas

• Español (Fluido hablado y escrito)

• Inglés (Fluido hablado y escrito)

Competencias Requeridas

Se espera que el titular manifieste los siguientes valores y competencias:

Valores

• Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Apoya la diversidad y la inclusión donde sea posible.

• Integridad y transparencia: Mantiene estándares éticos altos y actúa de forma consistente con los principios y reglas organizacionales y las pautas de conducta.

• Profesionalismo: Demuestra habilidad para trabajar de manera compuesta, competente y comprometida, mostrando buen juicio al enfrentar sus desafíos diarios.

Competencias Centrales – Nivel 1

• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve colaboración efectiva al interior de su unidad y en conjunción con otras para alcanzar metas comunes y optimizar resultados.

• Producción de resultados: Produce y entrega resultados a tiempo y con orientación al servicio. Es dado/a la acción comprometido/a con la consecución de los resultados acordados.

• Gestión y reparto del conocimiento: Busca continuamente aprender, compartir conocimiento e innovar.

• Responsabilidad: Toma sobre sí cumplir con las prioridades de la Organización y asume responsabilidad por sus acciones y el trabajo que se le delega.

• Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación abierta y clara. Explica asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivante.

Importante:

Cualquier oferta realizada al candidato en relación con este aviso de vacante está sujeta a confirmación de fondos.

El nombramiento estará sujeto a la certificación de que el candidato esta médicamente apto para trabajar, cuenta con los permisos de trabajo y residencia y las autorizaciones de seguridad requeridas.

How to apply

Cómo aplicar:

A los candidatos interesados se les invita a presentar sus candidaturas vía e-mail a recruitment-gt@iom.int , a más tardar el 25 de enero de 2022 haciendo referencia a esta vacante.

Para más información, por favor referirse a https://redhum.org/vacantes

Para considerar la candidatura válida, OIM sólo acepta documentación que cumpla con el perfil exigido y completo (Hoja de vida y carta de motivación)

No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior o que no especifiquen el nombre de la convocatoria.

Sólo se contactará a los candidatos que cumplan con el perfil requerido.

Período de publicación:

13.01.2022 a 25.01.2022