Colombia

Responsable de implementación de proyectos

Organization
Posted
Closing date

Project Implementation Manager/5851

Duration: 6 months
Start date: 11-Mar-2022

You will contribute to end hunger in the world by...

The main objective of the position of Responsible for the implementation of Colombia mission projects - MP2 (Macroprocess of Production) is:

Lead, together with those responsible for procurement and finance of the Project Production Unit, the monitoring and support of those responsible for the contract (Project Managers) and the correct management of the project cycle of the contracts in progress, ensuring the quality of the implementation, harmonic planning, compliance and reporting, minimizing the risks of operational and financial sub-execution and its alignment with the strategic objectives of the mission, and of each donor.

The main activities that you will carry out are the following:

OBJECTIVE 1: Ensures the correct operational management of the project cycle of all contracts approved/in progress in the mission in support of the Project Managers.

Tasks:

•Asegura que el ciclo de proyecto de las acciones técnicas y programáticas de ACH en Colombia liderada por los jefes de proyecto se planifican, monitorean y evalúan con criterios de calidad y excelencia.

•Planifica / diseña, introduce, da seguimiento, brinda asistencia técnica, consolida y valida el uso correcto de herramientas metodológicas en:

•La reformulación de proyectos con el visto bueno de la Dirección país (Deputy y financiera) (enfoque de marco lógico o el definido por el donante)

•Define herramientas para todos los momentos de la GCP que sean de uso para toda la ejecución operativa y se asegura de que cada proyecto y Jefe de proyecto usa, y sistematiza la selección de beneficiarios y comunidades de intervención con base en criterios objetivos y transparentes de acuerdo con lo estipulado en cada contrato, la matriz de riesgos, la aplicación de herramientas medioambientales, criterios de género y Acción sin Daño

•En conjunto con los Jefes de Proyecto da seguimiento de resultados y objetivos operativos (línea de base) basado en las herramientas de seguimiento de la misión (HMI, Master Plan, MAP, u otros)

•Lidera el seguimiento operativo de proyectos en consorcios financieros, en articulación con los coordinadores operativos o jefes de proyecto cuando Acción contra el Hambre es líder de consorcio, y el seguimiento de equipos técnicos sectoriales en calidad de socio, lleva seguimiento exhaustivo de los planes de trabajo, avances, informes, seguimiento en comités operativos, entre otros requeridos en las alianzas establecidas

•Revisa y garantiza en coordinación con los jefes de proyecto, y las coordinaciones técnicas que los planes de archivo técnico se encuentran al día, de acuerdo con lo estipulado en la organización y que las fuentes de verificación se encuentren al día para cada contrato y hace una definición de un plan de mejora y su seguimiento

•Garantiza y asegura que para todos los proyectos en misión los Jefes de proyecto y personal de proyecto conocen y usan los formatos y/o herramientas definidos por la misión ligado a la gestión operativa: beneficiarios, análisis de riesgos, matriz de planeación, inclusión de Categoría 6, formatos de convenios etc)

•Establece la metodología requerida y lidera el Kick off de proyectos que contemple los tiempos requeridos, los elementos claves de contrato y donante y que aseguren el entendimiento de todo el personal vinculado de la lógica de intervención, planeación, resultados y requerimientos de donante en coordinación con MEAL, coordinación técnica, responsables de finanzas y aprovisionamiento en el MP2

•Asegura la entrega oportuna con el área MEAL de reportes intermedios y finales de contrato en coordinación con, Jefes de proyecto y coordinación técnica, y asegura la máxima calidad en contenido y presentación para envío a Dirección país, HQ o donante según se solicite

•Garantiza la inclusión de anexos relevantes para informes, que den cuenta de la implementación rigurosa, como también de preparar con tiempo y solicitar documentación requerida para complementar dichos informes (material audiovisual, infografías) y que den potencia a la misma

•Participa activamente y en articulación con MEAL, JdP y coordinaciones técnicas en la planeación y definición metodológica, y TdR de las evaluaciones internas, externas y lecciones aprendidas de los contratos e integración de la norma CHS (Core Humanitarian standart) y asegura su implementación en los tiempos y con los contenidos requeridos y archivo, además de su difusión en misión y con actores requeridos

OBJETIVO 2: Asegura el acompañamiento y seguimiento a los jefes de proyecto y encargados de la gestión operativa de los contratos asegurando máxima calidad y eficiencia

•Articula el trabajo de equipo requerido para cada contrato con los JdP y con las diferentes coordinaciones técnicas para asegurar el seguimiento, expertise y control de cada proyecto basado en un plan de trabajo específico, armónico y coherente con los requerimientos de donante y misión

•Garantiza espacios de seguimiento continuo con los jefes de cada proyecto, vía virtual, presencial (visitas a terreno) y otros que permitan revisar dudas, inquietudes, avances o dificultades para el avance de cada proyecto y fortalecer su rol clave en la gestión de los contratos

•Realiza formaciones periódicas con los Jefes de Proyecto que permitan cubrir vacíos de información y fortalecer el conocimiento y expertise para la mejora continua

•Mantiene comunicación constante con los MEAL regionales en coordinación con el coordinador MEAL misión, para conocer los avances, reporte de datos, y asegurar que todos los datos de proyectos se encuentran organizados y al día para el seguimiento, reporte e informes por parte de los jefes de proyecto

•Asegura la articulación de todas las áreas de gestión operativa (Técnica, MEAL, coordinaciones regionales) para el envío de información a tiempo y en calidad de acuerdo con los parámetros establecidos y mapa de proceso diseñado para los diferentes momentos de la gestión del ciclo de proyecto

•Participa en las reuniones SFIN-OPE de la unidad de producción, dando información clara y relevante de la implementación de proyectos que permitan la toma de decisiones (determinar planes de choque, reporte de alertas, entre otros)

•Junto con la unidad de producción hace seguimiento y establece un plan de acción sobre los informes de alerta de subejecución de contratos críticos desde la Herramienta Interna de Monitoreo (HMI), FMTh y otras, informando en las reuniones de seguimiento mensuales, a Deputy Country Director, y demás coordinaciones

•Hace permanente seguimiento de la herramienta de monitoreo misión, de proyectos en el terreno e informa de manera oportuna a Jefes de Proyecto, coordinadores regionales y Deputy sobre potenciales cuellos de botella, buenas prácticas u otros que deben ser reportadas para mejorar la calidad operativa y programática de los contratos

•Reporta de manera permanente (en reuniones mensuales y por escrito) a Deputy y trabaja de manera articulada con los coordinadores regionales sobre temas claves y estratégicos de proyectos, así como cualquier cambio, o requerimiento que requiera validación nacional

•Acompaña a los equipos de terreno en visitas operativas de donante

•Responde a solicitudes operativas de HQ sobre ejecución de proyectos cuando se requiera

•Facilita y organiza un intercambio estratégico y de buenas prácticas entre jefes de proyecto de las diferentes regiones y jefes de proyecto de proyectos multibase, para generar una armonía en el trabajo y fortalecer las buenas practicas

•Acompaña y apoya otras acciones relativas en el macroproceso de implementación que sea requeridas por Deputy

Esta descripción encaja contigo?

Formación:

  • Título profesional en Ciencias sociales, sociología, Ciencias políticas u áreas afines

Conocimientos técnicos:

  • Gestión de ciclo de proyecto
  • Cooperación internacional y ayuda humanitaria

Experiencia previa:

  • Experiencia de 6 años en el sector de la cooperación internacional (Obligatorio)
  • Conocimiento de principales donantes en el país
  • Conocimiento previo del sector humanitario (obligatorio)
  • Conocimiento previo del terreno en organizaciones de cooperación internacional
  • Liderazgo alto en la planeación de la gestión de ciclo de proyecto

Idiomas:

  • Nivel intermedio-alto de inglés hablado y escrito (deseable)

Ofimática y sistemas específicos:

  • Dominio del paquete Office.
  • Conocimiento en uso de herramientas tipo: Kobo, Power Bi, Qgis

Movilidad:

  • Availability for high mobility in the country with trips to the intervention areas or other areas of the country or region.

Commitment to Gender Equality:

  • Previous experience in issues related to the promotion of gender equality and personal commitment to gender equality and sexual diversity.

How to apply

https://hris.acf-e.org/employ/index.php/positions/view/5851/Responsible-for-implementation-of-projects/