Côte d'Ivoire

Responsable Administratif et Financier à Abidjan

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La Fondation Pierre Fabre :

La Fondation Pierre Fabre (FPF) est une fondation reconnue d’Utilité Publique par décret en Conseil d’Etat en date du 6 avril 1999. Elle a pour mission de permettre aux populations les plus vulnérables, ainsi qu’aux populations exceptionnellement plongées dans des situations de crises graves, d’origine politique, économique et/ou naturelles, d’accéder, tant en qualité qu’en volume, aux soins et plus spécialement aux médicaments d’usage courant définis notamment par l’OMS comme essentiels à la santé humaine.

Parmi ses principales missions, elle soutient depuis plus de 15 ans un vaste programme de lutte contre la drépanocytose dans 10 pays. Depuis 2019, la Fondation Pierre Fabre est présente en Côte d’Ivoire en partenariat avec l’Institut Européen de Coopération et de Développement (IECD) dans le cadre d’un programme multi pays « d’amélioration de la prise en charge socio-sanitaire des patients drépanocytaires en Afrique subsaharienne » implanté en RDC, au Congo, à Madagascar, en Côte d’Ivoire et au Cameroun. En Côte d’Ivoire, le projet s’articule autour des volets suivants : dépistage néonatal, prise en charge médicale, formation des personnels de santé, sensibilisation.

Contexte de la mission :

Dans la continuité des actions entreprises dans ce pays, la Fondation Pierre Fabre, en co-financement avec l’Agence Française de Développement (AFD), met en œuvre un projet d’appui à la lutte contre la drépanocytose en Afrique subsaharienne intitulé « DREP.ACCI». Ce vaste projet cible 3 pays d’Afrique Centrale (République Démocratique du Congo, Cameroun et République centrafricaine) et la Côte d’Ivoire ci-après le « Projet ».

Mission et activités principales :

Sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur de Projet basé à Abidjan, et sous la supervision fonctionnelle du service Finance du siège de la FPF basée en France, le/la Responsable Administratif et Financier (ci-après RAF) est responsable de la gestion financière courante, du suivi de la comptabilité et des questions administratives courantes du Projet.

Comptabilité

  • Prise en main et utilisation de l’outil comptable du programme (SAGA, fichiers Excel)
  • Tenue de la comptabilité locale du Projet pour les dépenses locales de la FPF en Côte d’Ivoire et le suivi de la comptabilité du Projet FPF au Cameroun
  • Consolidation des écritures comptables du Projet : intégration des écritures comptables du siège FPF et des partenaires nationaux et régionaux
  • Assurer le suivi des opérations financières et réaliser le rapprochement bancaire mensuel du Projet pour les flux financiers de la FPF
  • Tenir à jour les inventaires des Caisses du Projet
  • Déclarer et payer diverses taxes relatives au Projet payables par la FPF et suivre la déclaration et le paiement de diverses taxes payables par la FPF au Cameroun conformément aux réglementations en vigueur
  • Contrôler la conformité de l’archivage des documents comptables FPF et des partenaires dans les différents pays d’intervention selon le schéma défini pour le Projet
  • Appuyer les partenaires nationaux et régionaux dans la gestion de leur comptabilité en lien avec le Projet
  • Archiver les pièces comptables et tous les justificatifs selon les normes du Projet

Gestion de Trésorerie

Conformément aux procédures de la FPF :

  • Appuyer le service comptabilité du siège en France pour l’ouverture des comptes bancaires locaux
  • Procéder au règlement des dépenses locales
  • Initier et suivre l’approvisionnement des comptes bancaires locaux de la FPF ouvert pour le programme
  • Vérifier et valider, selon les règles établies dans les conventions du Projet, les demandes d’avances faites par les partenaires
  • Réaliser le paiement de diverses taxes dues dans les pays d’intervention du programme hors la France (Côte d’Ivoire et Cameroun)
  • Réaliser mensuellement des prévisionnels de dépenses et de demande de trésorerie, suivre l’approvisionnement en devise sur les comptes bancaires de la FPF dans le pays (Côte d’Ivoire, Cameroun)
  • Justifier les dépenses réelles locales faites par la FPF sur les avances demandées au siège de la FPF

Contrôle de gestion :

  • Collecter l’ensemble des justificatifs des dépenses du Projet (dépenses de la FPF et des partenaires du Projet) et procéder au contrôle de leur complétude et de leur éligibilité
  • Vérifier la complétude et de l’éligibilité des pièces comptables de l’ensemble du projet (dépenses de la FPF et des partenaires)
  • Contrôler la bonne affectation analytique des pièces comptables (selon les codifications analytiques du budget du Projet)
  • Communiquer les éventuelles anomalies détectées au Service Finance du siège ou aux partenaires du Projet selon le cas. Proposer des mesures correctives et en assurer le suivi
  • Suivre le budget du Projet et veiller au non dépassement de lignes budgétaires

Reporting et suivi budgétaire :

  • Élaborer des rapports de suivi budgétaire (mensuels, semestriels, annuels et spécifiques) portant sur l’intégralité du budget alloué au Projet
  • Réaliser le reporting financier demandés pour les toutes les instances du Projet en conformité aux exigences bailleur.
  • Participation aux comités de pilotage, comités de direction et réunions de coordination
  • Participer activement à la préparation et au suivi des audits (interne / externe)

Gestion générale des moyens, en lien avec le coordinateur projet :

  • Suivre les achats, les approvisionnements et la gestion des stocks du matériel dédié au Projet (ex équipement médical, intrants pharmaceutiques, réactifs de biologie médicale, …).
  • Traiter les dossiers d’approvisionnement : importation internationales, dédouanements, etc.
  • Veiller au respect des directives administratives de la Côte d’Ivoire et du Cameroun (assurance, fiscalité, etc…).
  • En lien avec le Coordinateur du Projet, participer à la mise en place de démarches administratives
  • Gérer administrativement les moyens des ressources humaines de la FPF affectées au Projet (fiche de temps, bulletins de paye, …)
  • Suivre des procédures d’achats du Projet en conformité avec le manuel de procédures du Projet (en lien avec les services dédiés du siège FPF en France) :

o Screening de fournisseurs (utilisation du l’outil Dow Jones, …)

o Mise en place d’une liste de fournisseurs

o Passation de marchés et mise en place de contrats avec les fournisseurs

  • Participer aux forums de discussion traitant des questions administratives et financières avec les organisations internationales opérant dans les pays d’intervention du Projet (groupe des admins, etc.)

Profil recherché :

Formation et expérience requises :

  • Master en gestion, finance et/ou comptabilité
  • Expérience prouvée en gestion, finance, comptabilité (minimum 5 ans), de préférence sur des programmes de développement et/ou avec des ONGs en Afrique
  • Expérience de travail comme responsable administratif et financier sur des projets similaires avec des budgets conséquents

Langues

  • Parfaite maitrise du français (oral et écrit).
  • La maitrise de l’anglais est un plus.

Aptitudes et connaissances :

Excellentes compétences en comptabilité, gestion financière et analytique
Excellente maîtrise du Pack Office
Excellentes compétences rédactionnelles et de communication
Capacité à accompagner les équipes partenaires dans leur suivi financier
Rigueur professionnelle
Maitrise des procédures des principaux bailleurs institutionnels publics exigée
Qualités relationnelles
Capacité à travailler dans un milieu interculturel et à faire preuve de flexibilité
Capacité à prioriser et gérer le travail sous pression
Connaissance de la zone d’affectation
Capacité à travailler à distance

Conditions :

Poste à temps plein basé à Abidjan, avec des déplacements réguliers dans les pays du projet.

Poste en contrat à pourvoir en février 2022 pour la durée du projet (3 ans).

Contrat de travail national de droit ivoirien via une société de portage puis en direct jusqu’à la fin du projet.

Rémunération selon expérience.

How to apply

Pour postuler, merci de nous faire parvenir avant le 27 janvier 2022 votre CV et une lettre de motivation à recrutement@fondationpierrefabre.org avec en sujet la référence « RAF Projet DREPACCI ».