DR Congo

Assistante principale des services d'assistance (Multiple duty stations)

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Background Information - PSC

Peace and Security Cluster

Centre pour la Paix et la Sécurité de l’UNOPS - PSC

Le Centre pour la Paix et la Sécurité de l’UNOPS (Peace and Security Cluster - PSC) est l’un des principaux prestataires de services dans le domaine de la lutte antimines avec le Service antimines des Nations Unies (UNMAS), le PNUD, l’UNICEF, les gouvernements des pays affectés par les mines et d’autres partenaires dans le domaine de la lutte antimines. Ce Centre est chargé de diriger, fournir le soutien et superviser la gestion quotidienne des bureaux de projets sur le terrain en répondant aux besoins du client conformément aux règles et règlements de l’UNOPS. Le Centre est dirigé par le Directeur du PSC qui détient l’autorité générale et la responsabilité de la performance du Centre envers ses clients.

Background Information - Job-specific

Service de l'action antimines des Nations Unies (UNMAS) RDC

La République démocratique du Congo (RDC) a subi près de deux décennies de troubles, en particulier dans les provinces orientales. L'utilisation de mines terrestres a été une caractéristique du conflit et les restes explosifs de guerre des combats restent un danger. La prolifération des armes légères et de petit calibre constitue également un défi majeur par suite de ces troubles.

L'UNMAS a établi une présence en RDC en 2002 pour aider la MONUSCO et le Gouvernement de la RDC dans les activités de gestion des risques d'explosion. Conformément aux résolutions 2098 (2013), 2463 (2019) et plus récemment 2502 (2019) du Conseil de sécurité, l'UNMAS RDC mène deux projets principaux en RDC, l'un à l'appui de la MONUSCO et l'autre à l'appui du Gouvernement de la RDC et de l’Equipe Pays des Nations Unies (UNCT).

Functional Responsibilities

Sous la supervision du responsable de la logistique, aider à garantir que les droits et règlements en matière de RH, de voyage, d'achat et de logistique sont conformes aux directives organisationnelles et aux instructions administratives de l'UNOPS.

  • Soutenir les activités administratives quotidiennes générales couvrant les notes de frais, l'entretien des installations, le transport et la logistique, et assurer la sécurité des équipements et des actifs ;
  • Aider au mouvement de l'équipement dans et à l'intérieur du pays, y compris toutes les questions douanières. Assurez-vous que tous les mouvements d'actifs sont enregistrés dans le système de gestion d'actifs WASP.
  • Agir en tant que point focal alternatif pour les processus de gestion des actifs : y compris un inventaire régulier conformément aux SOP, des inspections régulières de l'état, des recommandations pour l'élimination et la création d'accords de droit d'utilisation.
  • Servir de point de contact pour les clients sur toutes les questions liées à la logistique ;
  • Aider à la gestion des véhicules, y compris effectuer des vérifications hebdomadaires des véhicules, s'assurer que les journaux de bord mensuels sont correctement remplis et soumis chaque mois, ravitailler les véhicules, coordonner l'entretien et la réparation des véhicules et surveiller les performances des conducteurs.
  • Effectuer des tâches de conduite sur demande.
  • Traiter les demandes d'exonération fiscale pour les biens importés par le programme et ses contractants ;
  • Organiser le dédouanement des fournitures, matériaux, équipements et/ou véhicules importés ;
  • Aider à l'organisation de réunions, conférences, visites, etc.
  • Aider à toutes les réservations nationales et internationales, y compris l'autorisation de voyage et la vérification des demandes de voyage, l'enregistrement du voyage, le traitement des droits de voyage, l'assistance pour les visas, les réservations de vol et d'hôtel et le transport de fret personnel. Enregistrez chaque activité sur le carnet de voyage conformément aux procédures opérationnelles normalisées (POS).
  • Aider à la fourniture d'un large éventail de services RH liés aux congés, au suivi des absences, aux cartes d'identité, aux lettres d'introduction, à l'embarquement et au départ, entre autres.
  • Surveiller les feuilles de présence et s'assurer qu'elles sont soumises sur une base mensuelle.
  • Préparer et soumettre régulièrement des lots de paie mensuels pour le repos et les loisirs et la prime de risque.
  • Soutenir, au besoin, les activités d'approvisionnement, y compris la participation aux comités d'ouverture des offres, l'aide à l'évaluation, les études de marché.
  • S'assurer que les demandes sont traitées en temps opportun, y compris la conduite de tous les types d'achats de moins de 50 000 $ conformément aux procédures opérationnelles standard UNMAS RDC et aux règles et règlements financiers et d'achat de l'UNOPS.
  • S'assurer que toutes les transactions sont enregistrées dans le registre des achats.
  • Créer des profils de fournisseurs dans l'ERP et maintenir la base de données des fournisseurs UNMAS RDC.
  • Traitement des bons de commande (PO) ; créer des bons de commande, effectuer des activités de rapprochement sur les bons de commande, telles que la clôture et l'annulation des bons de commande. Enquêtes sur les détails et les activités des bons de commande. Générez des rapports de commande pour l'expédition, l'état et les informations détaillées.
  • Responsable du maintien de la documentation et des journaux appropriés pour prendre en charge toutes les commandes finalisées planifiées.
  • Effectue le classement Drive Online Server, conformément aux procédures d'exploitation standard, de tous les documents relatifs aux ressources humaines, aux voyages, aux achats et à la logistique.
  • Interaction continue avec les collègues, les clients et les planificateurs pour échanger des informations sur les questions administratives et rechercher la coopération. Résout les problèmes de processus administratifs et de routine, en soumettant les problèmes complexes au superviseur avec des recommandations sur la façon de procéder.
  • Exécute d'autres tâches qui peuvent être raisonnablement requises et compatibles avec l'étendue des services du titulaire ci-dessus.**Suivi et contrôle des progrès**

(Description claire des résultats mesurables, des jalons, des indicateurs de performance clés et/ou des exigences qui permettront le suivi des performances.)

  • Toutes les demandes de voyage complétées à temps.
  • 95% des paiements de voyage traités dans la semaine suivant la fin du voyage
  • 90 % des demandes stationnaires satisfaites en 1 semaine
  • 90 des achats inférieurs à 5 000 USD achevés dans les 2 semaines

Éducation

  • Un diplôme d'études secondaires est exigé.
  • Un premier diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans une discipline équivalente est souhaitable mais pas obligatoire.
  • En l'absence de diplôme, une certification administrative est un atout.
    Expérience

  • Au moins cinq ans d'expérience pertinente dans l'administration générale ou les services d'appui aux opérations dans des organisations nationales ou internationales, publiques ou privées.

  • Une certaine expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable.

  • La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureautique (MS Office) et l'expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le web sont requises.

  • Une expérience dans l'utilisation des systèmes d'entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitable.
    Exigences linguistiques

  • Une connaissance pratique complète du français est requise.

  • Un niveau d'anglais intermédiaire est requis.

  • La connaissance d'une autre langue officielle de l'UNOPS est un atout.

*LES CANDIDATS (ES) SANS EXPÉRIENCE DE L’ONU OU DE L’UNOPS SONT VIVEMENT ENCOURAGÉS(ES) A POSTULER!
*LES CANDIDATURES FÉMININES SONT ENCOURAGÉES !

How to apply

Please follow this link for more details on how to apply for the position.