Colombia

BOG2717 - Consultoría: Recolección audiovisual, generación de contenido y diseño web campaña del Consorcio MIRE

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TÉRMINOS DE REFERENCIA

Recolección audiovisual, generación de contenido y diseño web Campaña del Mecanismo Intersectorial de Respuesta en Emergencias - MIRE

Ubicación Bogotá preferiblemente (aceptable si está en otra ciudad de Colombia)

ANTECEDENTES

El Consorcio MIRE es la integración de cinco organizaciones que nace con el propósito de dar respuesta inmediata e integral a emergencias en los lugares de difícil acceso en Colombia. Nuestra acción es financiada por la Unión Europea y su oficina de Ayuda Humanitaria y Protección Civil - ECHO e implementada en el territorio por Alianza por la Solidaridad - ActionAid, Médicos del Mundo, Acción contra el Hambre, ACAPS y Consejo Noruego para Refugiados - NRC.

Asistimos a las poblaciones desplazadas y confinadas que han visto que su vida es afectada por el conflicto armado, desastres, la violencia y las condiciones se agravan en medio de la pandemia por la COVID-19. El Consorcio MIRE considera que existen narrativas que limitan la comprensión de la crisis por parte del público europeo. Por ello, se evidencia la necesidad de realizar acciones de comunicación para sensibilizar y establecer nuevos vínculos entre la población europea y la situación humanitaria en Colombia a través de una campaña de sensibilización. La narrativa de la campaña debe hacer referencia al conflicto prolongado en curso, el impacto humanitario, la respuesta con fondos de la Unión Europea y el impacto de la ayuda humanitaria entregada por el Consorcio MIRE.

Esta campaña tendrá por objetivo general: Documentar e informar sobre las afectaciones relacionadas con el conflicto armado, la violencia en Colombia y la respuesta financiada por la Unión Europea . Para difundir los contenidos recopilados se emplearán los canales digitales (página web y redes sociales) de las organizaciones internacionales.

Esta campaña deberá recolectar contenidos en los lugares donde el consorcio implementa sus actividades de emergencia. Estas áreas geográficas se caracterizan por ser lugares de difícil acceso donde ocurren recientes desplazamientos masivos o confinamientos. Por esta razón, no es posible en este momento definir los lugares y fechas específicas donde se recolectarán los contenidos audiovisuales. La recolección de información dependiente de la dinámica del conflicto armado y se requiere de flexibilidad, adaptabilidad y disponibilidad por parte del proveedor que aplique a esta convocatoria.

 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO

Objetivo Recolectar, desarrollar, finalizar y entregar los contenidos comunicativos necesarios para la implementación total de la campaña de sensibilización enfocada a un público europeo sobre la situación humanitaria de la población en Colombia.

Objetivos específicos Recolectar el material audiovisual (fotografías y videos) en dos (2) eventos de desplazamientos masivos o confinamientos. El Proveedor debera recolectar:
 Fotos de las Personas Desplazadas recientemente o Afectados
 Audios y vídeos de testimonios de las Personas
 Tomas e Imágenes de Apoyo Donde se evidencia la Situación de la Población Y Sus Necesidades Humanitarias
 Entrevistas a Profundidad con al Menos 6 personas afectados por el conflicto de acuerdo con los lineamientos y guías del Consorcio MIRE
 Videos y tomas de la acción rápida del Consorcio MIRE
 La entrega de la ayuda humanitaria

Editar, producir y finalizar piezas comunicativas (escritas, en video y fotográficas) que narren:

 6 historias de vida escritas que relaten las entrevistas en profundidad (una cuartilla cada historia).

 Cada una de las 6 historias de vida deberá estar acompañada de al menos 5 fotografías en alta calidad que describen la situación actual de la persona y el contexto en el que vive. Para un total de al menos 30 fotos.

 Cada una de las 6 historias de vida deberá incluir un video editado (de máximo 1 minuto) con imágenes, testimonios, graficación y animación de textos de la historia de cada uno de los perfiles. Para un total de 6 videos.

 4 videos de 30 segundos cada uno que den cuenta de la respuesta en emergencias del Consorcio MIRE. Se acordará el contenido de cada uno de los videos con el proveedor seleccionado.

 40 fotografías de imagen de contexto de los lugares donde se recogieron las historias y que den cuenta de la respuesta humanitaria del Consorcio MIRE.

 Desarrollar el contenido escrito, garantizar la revisión editorial (gramática-ortográfica) y traducir los contenidos de la campaña.

 Subtitular todos los contenidos audiovisuales.

 Editar, entregar y finalizar las piezas comunicativas para distribución a público europeo.

 Producir y diseñar un concepto visual general que dé una identificación a la campaña a partir de la línea gráfica del Consorcio MIRE. Esta deberá incluir: imagen identificativa y su aplicación en todas las piezas de la campaña.

 Programar, realizar diseño web y realizar soporte para garantizar la publicación de un micrositio web para su publicación en los canales digitales de las sedes internacionales.

 Realizar todas las actividades de desarrollo comunicativo necesarias para la generación de la campaña.

 Realizar la traducción de todos los productos al inglés y francés.

Alcance de trabajo

En estrecha coordinación NRC y con el apoyo del Comité de Comunicaciones (CdC) del Consorcio MIRE, el proveedor de servicios deberá:

 Asegurar la adherencia con las políticas, manuales y directrices del Consorcio MIRE.

 Asegurar disponibilidad de flexibilidad, adaptabilidad y recolección de información en las dos emergencias que presentan y que sean atendidas por el Consorcio MIRE.

 En coordinación con el equipo técnico de Comité de Comunicaciones (CdC) de MIRE, elaborar un plan de trabajo para la toma de fotografías / videos, la realización de entrevistas, las tomas de apoyo y la escritura de historias.

 Asegurar la entrega oportuna de los productos a cargo.

 Asegurar la correcta organización y nombres de archivos para su posterior utilización y distribución.

 Asegurar la correcta subtitulación de los materiales audiovisuales.

 Garantizar la entrega total y disponible de los materiales en full HD y distribución web.

 Realizar el soporte, asesoría y seguimiento técnico necesario para la publicación del material en los distintos sitios y plataformas digitales de las sedes internacionales.

 PRODUCTOS ESPERADOS

Mediante un proceso de recolección de 1) fotografías, ajuste de imagen, recolección de información de imágenes y finalización; 2) Entrevistas en video, tomas de apoyo y edición de video; 3) Escritura, edición ortográfica y traducción; 4) Diseño y edición gráfica, el proveedor entregará a la organización:

1. Imagen y concepto de la campaña general

2. 6 historias de vida escritas de una cuartilla cada una.

3. 6 videos finalizados (1 minutos c / u) de las historias de vida.

4. 4 videos finalizados (30 segundos c / u) sobre la situación humanitaria, las necesidades de las personas y la respuesta del Consorcio MIRE. 5. 30 fotografías de historias de vida de los perfiles principales.
6. 40 fotografías de sobre la situación humanitaria, las necesidades de las personas y la respuesta del Consorcio MIRE.
7. Todas las fotografías y videos deberán ser entregados con la información que describa: nombre, rol en la comunidad, edad, ubicación y lo que sucede en la imagen.
8. Subtitular todas las piezas comunicativas, textos, micrositio y productos de esta campaña al inglés y al francés.
9.Micrositio web: Producto abierto al público disponible en español, inglés y francés para su publicación en los sitios internacionales de las organizaciones. (ACAPS, ACH, APS y NRC) el proveedor deberá garantizar:
 Esquema o maqueta de navegación (borrador).
 El micrositio debe contar con un diseño atractivo y una navegación innovadora.
 Propuesta gráfica del micrositio.
 Instructivo para publicación del micrositio en las páginas web.
 Un código QR (en tamaño de impresión) que redirija a cada una de las 6 historias principales y uno al home del micrositio.
 Incluir opciones interactivas en el diseño web (por ejemplo: navegación de galería fotográfica, desplegables, transiciones, navegación interactiva, etc.).
 Garantizar el soporte necesario para la publicación de los productos de la campaña.
 Vinculación a Google Analytics para conocer estadísticas de visita e interacción.

Soporte y formato de los productos  Videos en formato full HD y formato de distribución web.

 Clips de video entrevista de las historias: Los clips deberán estar cortados por cada una de las respuestas dadas por las personas entrevistadas.

 Archivos fotográficos en alta definición (1080 x 1920) con edición finalizada y archivo RAW.

 Fotografías en tamaño web.

 Los productos deben realizarse en alta calidad de imagen para su difusión local e internacional.

 Formato donde se describe: nombre del archivo de la foto, nombre de quien aparece en la foto y descripción de la foto.

 Micrositio en paquete de HTML5 que permite la fácil publicación en cualquier servidor web.

 El proveedor deberá entregar los códigos QR correspondientes a las historias de la campaña.

 El material compilado de fotografías, videos, productos finalizados y paquete de HTML5 deberá ser entregado en: 1) una (1) carpeta digital de consulta y trabajo.

2) Un (1) disco duro abierto para realizar copias desde Windows y Mac.

 Autorizaciones de uso de imagen digitalizadas y en físico.

 Los textos de las historias deberán ser entregadas en Word con un formato acordado con el CdC del Consorcio MIRE.

 Las descripciones de las fotografías deberán ser entregadas en Word con un formato acordado con el CdC del Consorcio MIRE.

 ACTIVIDADES A REALIZAR

Para lograr el desarrollo de recolección y producción del contenido para la campaña, el proceso se abordará a partir de las siguientes etapas en estrecha coordinación con el Comité de Comunicaciones del Consorcio MIRE:

PLANIFICACIÓN Y PREPRODUCCIÓN

El proveedor deberá:
 Presentar una propuesta de actividades, tiempos e insumos en un cronograma de trabajo en estrecha coordinación con el Comité de Comunicaciones de MIRE.
 Desarrollar la imagen visual (look and feel) de la campaña en el que se visualice su implementación en todas las piezas necesarias para la campaña.

 Proponer una navegación atractiva e innovadora para la campaña.

 Proponer un esquema de contenidos del micrositio web que permita tener claros los contenidos y formatos que se requieren para recopilar y desarrollar.

 En estrecha coordinación con el Comité de Comunicaciones MIRE se dará aprobación a la ruta de trabajo y garantizará los insumos, gestiones y claridades necesarias para la labor.

RECOLECCIÓN EN EL TERRENO

 El Consorcio MIRE garantizará y facilitará el acceso a los territorios y personas afectadas por el conflicto que serán los protagonistas de la campaña.

 La recolección del material se realizará en dos (2) misiones.

 La duración aproximada de cada una de las misiones sería de 6 días cada una.

 El proveedor deberá contar con disponibilidad de traslado en cualquier momento de la duración de la labor debido a que las misiones responden a emergencias.

 El contenido a recolectar deberá ser acordado con el Comité de Comunicaciones del Consorcio MIRE en concordancia con los productos a presentar enunciados en los puntos anteriores.

 Especificar en la propuesta el equipo tecnológico y humano que se utilizará en la recolección de contenido.

PRODUCCIÓN Y DISEÑO WEB El proveedor deberá:

 Garantizar la selección, edición y finalización de las fotografías y piezas de video para la campaña.

 Entregar fotografías correctamente clasificadas y con la información de cada una referencia a la historia, nombre / edad / ubicación en la que se presenta.

 El proveedor deberá garantizar la redacción de las historias para la campaña y los textos correspondientes al micrositio web que deberán ser aprobadas por el Comité de Comunicaciones MIRE.

 El proveedor deberá garantizar la revisión ortográfica, gramatical y el uso correcto del lenguaje en los tres idiomas de la campaña: español, inglés y francés.

 Garantizar la adaptación (peso y tamaño) de las piezas audiovisuales necesarias para la publicación optimizada del micrositio en todas las páginas web de las sedes internacionales.

 Editar y finalizar los videos propuestos.

 Desarrollar el micrositio web de acuerdo con lo acordado en la etapa de preproducción.

 Todos los productos deberán ser revisados ​​y aprobados por el Comité de Comunicaciones del consorcio MIRE.

FINALIZACIÓN El proveedor deberá:

 Garantizar la finalización de todos los productos (fotos, videos, textos y micrositio) de alta calidad para distribución nacional e internacional.

 Garantizar las ediciones y adaptaciones necesarias de todos los productos (fotos, videos, textos y multimedia) para que se publiquen de forma optimizada en el micrositio web.

 Realizar el soporte necesario para la correcta publicación de los micrositios web en las páginas web de las sedes.

 Dar un tiempo de al menos 30 días hábiles de garantía sobre el micrositio de la campaña.

ENTREGA FINAL  Hacer la entrega total del material recolectado (fotos, historias, textos, videos finalizados, clips de entrevistas sin edición, clips tomas de apoyo sin edición, formatos de información por imagen, formatos de autorización con consentimiento, etc.), debidamente clasificado y compartido a través de una carpeta digital y un disco duro físico disponible para generar copias.

 Asegurar el correcto funcionamiento del micrositio posterior a su publicación y su correcto redireccionamiento a partir de los códigos QR.

 Entregar un informe final de entrega describiendo e incluyendo vínculos de: i) material obtenido del proceso de recolección, ii) productos entregados memoria de las misiones.

 DISPOSICIONES INSTITUCIONALES Y ORGANIZACIONALES

Deberes del consultor o empresa proveedora

  1. Prestar los servicios de recolección, edición, producción, finalización, diseño web, escritura y traducción objeto de los presentes términos de referencia.
  2. Cumplir con cada uno de los entregables, actividades y productos definidos en el presente documento.

  3. Ejecutar el servicio contratado, conformidad con los requisitos por parte del Consorcio MIRE bajo la contratación designada por el Consejo Noruego para Refugiados o por la persona que este delegue.

  4. Atender las observaciones o sugerencias que se formulen en cuanto estén dentro del alcance del contrato y sean pertinentes para su ejecución, dentro de la normatividad aplicable en su materia.

  5. Adherirse a las políticas de seguridad de la información del Consejo Noruego para Refugiados y del Consorcio MIRE.

  6. Establecer espacios de acompañamiento, trabajo de campo, planificación y entrega de resultados en espacios concertados con los miembros del Consorcio MIRE.

  7. Realizar por su cuenta y riesgo todas las labores necesarias para cumplir la labor encomendada, incluyendo el proporcionar, seguros en caso de ser necesario.

  8. Dar cumplimiento a las tareas y compromisos asignados que se derivan del plan de trabajo y cronograma de actividades.

  9. Cumplir para todas las obligaciones relativas a la afiliación y pago oportuno de los fondos aportes al régimen general de la seguridad social integral, del pago del personal de apoyo requerido para el servicio, siendo esta una condición suspensiva para que surja la obligación de pago por parte del Consejo Noruego para Refugiados - NRC, por tanto, se deberá presentar los soportes del caso.

  10. Suscribir y asumir los costos de las pólizas de cumplimiento o garantías que se requieran para la implementación de la actividad presente.

  11. Las demás que sean necesarias para el cumplimiento del objeto del presente documento.

  12. El proveedor de incluir en esta propuesta los costos de tiquetes aéreos para su equipo desde Bogotá hasta la ciudad más cercana al lugar de la emergencia (lugar aún por definir). El 80% de las emergencias asistidas por el Consorcio MIRE se encuentran en Tumaco, Medellín o Quibdó. También deberá incluir sus gastos de alimentación, hidratación y alojamiento. Las misiones tienen una duración aproximada de 6 días.

Todo lo que se envíe al NRC debe ser trabajo original del proveedor. *Cualquier plagio en cualquier forma, o cualquier otra violación de los derechos de propiedad intelectual, automáticamente descalificará al proveedor de recibir cualquier pago adicional conforme al contrato suscrito por el NRC, y el NRC procurará recuperar los pagos ya realizados.
El proveedor seguirá la guía de Investigación Ética con Niños con respecto a la participación ética de los niños. * Además, se informará plenamente a todos los participantes de estudios u otra interacción sobre la naturaleza y propósito de la interacción y su participación solicitada. Se debe obtener el consentimiento informado para cualquier fotografía, grabación de audio o vídeo, etc., de conformidad con la política de consentimiento del NRC.

Deberes del Consorcio MIRE y NRC

  1. Pagar el valor que se acuerde con el proveedor o con la firma consultora en los términos y condiciones acordados y que están bajo los parámetros institucionales del Consejo Noruego para Refugiados - NRC.
    1. Entregar la información y / o archivos necesarios al proveedor para que ejecute el objeto, las actividades y entregas solicitadas.
    2. Establecer y mantener canales de comunicación oportunos y claros que no pueden articular en forma eficaz cualquier situación que amerite la labor.
    3. El Consorcio MIRE facilitará los antecedentes del proceso y los aportes de la información necesaria requerida por el proveedor para la elaboración de los productos esperados.
    4. El Consorcio MIRE gestionará los contactos con la comunidad local con el fin de lograr la captura de las imágenes, entrevistas y demás material necesario.

El NRC posee los derechos de propiedad intelectual de todos los materiales enviados por los consultores en virtud del contrato. * Por lo tanto, los consultores deben asegurarse de poseer cualquier material proporcionado al NRC como parte del entregable. Los derechos de reproducción de los informes se otorgarán al NRC y sus agentes contratados. El NRC será libre de reproducir los materiales a voluntad y de otorgar derechos de reproducción.  CALENDARIO DE EJECUCIÓN El proveedor deberá presentar un cronograma de trabajo teniendo en cuenta los siguientes hitos:

1. Octubre, noviembre y / o diciembre 2021: Disponibilidad en cualquier momento de los tres meses, para asistir a emergencias y realizar la recolección de información en terreno. Esta disponibilidad es indispensable para garantizar la elección del proveedor y debe ser explícita en la propuesta.
2. Diciembre y enero: Producción y finalización de productos, piezas, textos, traducciones, videos, fotografías, micrositio y demás productos comunicativos correspondientes a la presente contratación.
3. 10 de enero de 2022: El micrositio de la campaña con los contenidos totales deben estar disponibles al público (fecha fija).

 CUALIFICACIONES DE LA EMPRESA CONSULTORA
La persona jurídica, empresa o agencia debe contar con al menos cinco (5) años de experiencia en la recolección y generación de los productos audiovisuales y desarrollo web de la presente consultoría.

El postulante deberá presentar:
 Demostrar idoneidad para el trabajo por medio de muestras de experiencia previa, preferiblemente enviar enlaces o vínculos que observar: 1) calidad de fotografía / video de quien (es) acompañaría (n) la recolección en el territorio 2) calidad de videos previamente elaborados similares a los solicitados en esta actividad 3) calidad de diseño y programación web, ejemplos de micrositios previos 4) escritura de texto.
 Describir en su propuesta el equipo de trabajo (personas) y su rol en el proceso.
 El proyecto no asumirá costo alguno por daños, desperfectos o pérdidas de los equipos.
 El proveedor debe incluir en esta propuesta los costos de tiquetes aéreos para su equipo desde Bogotá hasta la ciudad más cercana al lugar de la emergencia (lugar aún por definir), al igual que tiquetes de regreso. El 80% de las emergencias asistidas por el Consorcio MIRE inician desde Tumaco, Medellín, Montería o Quibdó.
 El proveedor de incluir en esta propuesta los costos sus gastos de alimentación, hidratación y alojamiento. Las misiones tienen una duración aproximada de 6 días.
 La fecha de finalización del proyecto y entrega de los materiales es 10 de enero de 2022 El 80% de las emergencias asistidas por el Consorcio MIRE inician desde Tumaco, Medellín, Montería o Quibdó.  El proveedor de incluir en esta propuesta los costos sus gastos de alimentación, hidratación y alojamiento. Las misiones tienen una duración aproximada de 6 días.
 La fecha de finalización del proyecto y entrega de los materiales es 10 de enero de 2022 El 80% de las emergencias asistidas por el Consorcio MIRE inician desde Tumaco, Medellín, Montería o Quibdó.  El proveedor de incluir en esta propuesta los costos sus gastos de alimentación, hidratación y alojamiento. Las misiones tienen una duración aproximada de 6 días.
 La fecha de finalización del proyecto y entrega de los materiales es**10 de enero de 2022.
 DURACIÓN** El contrato tendrá una duración hasta el 10 de enero de 2022 ya partir de la fecha de firma de contrato (14 semanas).

 FORMA DE PAGO

Se cuenta con un presupuesto máximo de SETENTA Y TRES MILLONES DE PESOS M / CTE ($ 73'000.000) con impuestos incluidos. Este monto debe contemplar todos los insumos y especificaciones adicionales en los TDR, además de las siguientes pólizas de garantía a favor de NRC para los cuales deberán presentar a su costa ya través de una compañía de seguros legalmente autorizada en Colombia y con la necesaria aclaración de todos los rubros:

-DE BUEN MANEJO DE ANTICIPO: Por el cien por ciento (100%) del monto que el contratista recibió un título de anticipo con una vigencia igual a la estipulada en el presente contrato y un (1) mes más.

-DE CUMPLIMIENTO: Por un valor asegurado igual al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la estipulada en el presente contrato y seis (6) meses más.

-DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por un valor asegurado del diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual a la estipulada en este contrato y tres (3) años más.

El valor será cancelado de acuerdo a las actividades, resultados y obligaciones esperados por el Consejo Noruego para Refugiados y estos honorarios serán pagaderos de la siguiente manera:

 30% Anticipo para el cubrimiento de salarios o gastos de personal; historias de vida escritas, fotos finalizadas y clips de video.

 30% Entrega de videos finalizados, programación del micrositio y traducciones.

 40% Entrega final del micrositio y todo el material de los productos esperados completos

DERECHOS DE PROPIEDAD y CONFIABILIDAD: los derechos de propiedad serán del Consejo Noruego para Refugiados, las organizaciones sociales del Consorcio MIRE y su financiador. La confiabilidad de la información recolectada es fundamental y la difusión del material sin autorización de la organización podría poner en riesgo de seguridad a los participantes. Cualquier difusión o reproducción del material recolectado deberá contar con la autorización de la organización.

ELEGIBILIDAD

Las partes interesadas deben presentar los siguientes documentos:

 Persona Jurídica: Cámara de Comercio con al menos 30 días de antigüedad, RUT y cédula del representante legal

 Persona Natural: Hoja de Vida, RUT y copia de cédula

 Tres (3) certificaciones de experiencia relevante.

 Metodología sugerida para presentar los productos.

 Referencias
 Presentar su aplicación al correo electrónico co.tender@nrc.no antes del 26 de septiembre 2021 a las 9:00 pm hora colombiana con el asunto BOG2717: Recolección audiovisual, generación de contenido y diseño web | Puede presentar sus preguntas en el mismo correo antes del 21 de septiembre del 2021

How to apply

Presentar su aplicación al correo electrónico co.tender@nrc.no antes del 26 de septiembre de 2021 a las 9:00 pm hora colombiana con el asunto BOG2717: Recolección audiovisual, generación de contenido y diseño web | Puede presentar sus preguntas en el mismo correo antes del 21 de septiembre del 2021.