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ITBCOL0077 - EVALUACION EN TIEMPO REAL DEL CONSORCIO MIRE II | CONSULTANCY: EXTERNAL EVALUATION IN REAL TIME OF THE MIRE II CONSORTIUM

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TÉRMINOS DE REFERENCIA Consultoría: Evaluación Externa en Tiempo real del consorcio MIRE II

Ubicación: Bogotá Preferiblemente (Aceptable si está en otra ciudad de Colombia)

  • ANTECEDENTES

    El MIRE, Mecanismo Intersectorial de Respuesta a Emergencias, es un consorcio que tiene como propósito, la respuesta rápida a las situaciones de emergencia para garantizar necesidades humanitarias urgentes y no satisfechas de las poblaciones más vulnerables con restricción, confinamiento, desplazamiento y en riesgo en Colombia , lo cual se realiza a través de la implementación del proyecto “Protección y asistencia humanitaria a las personas desplazadas recientemente ya las comunidades confinadas en Colombia” financiado por la Unión Europea - Protección Civil y Ayuda Humanitaria (ECHO). Busca dar respuesta, de manera intersectorial, con enfoque diferencial, para mejorar el acceso a los mecanismos de protección y autoprotección, soluciones de refugio temporal, agua, saneamiento e higiene, asistencia alimentaria, atención en la salud física y mental, apoyo económico en emergencias de carácter humanitario, oa causa del conflicto armado; además del apoyo en la atención de la pandemia del COVID-19, éste último con el componente de prevención y control de infecciones en las comunidades que logren ser atendidas por el MIRE. En tal sentido, los principales escenarios de acción del consorcio son desplazamientos masivos, restricciones a la movilidad, confinamientos y situaciones de doble afectación (conflicto y desastres) y respuesta a la pandemia. El MIRE se creó en marzo de 2020 y actualmente se encuentra en 2/2 fases -MIRE II1, prevista entre abril 2021 a marzo 2022. Por lo anterior, el consorcio continúa procurando capitalizar los aprendizajes obtenidos en su primera implementación, así como los que se lleguen a generar en la presente fase, para mejorar su capacidad de asistencia en emergencias, y de esta manera llegar a más personas, sin perder calidad en su respuesta. Durante el MIRE I, se logró dar respuesta en 73 emergencias (47 de conflicto, 22 Covid19 y 4 de Desastres), logrando la atención directa en más de 50.000 personas ubicadas en 12 departamentos y 45 municipios, siendo los departamentos con mayor número de emergencias atendidas Antioquia, Nariño y Chocó y el 53% de estas personas recibieron una atención intersectorial. La totalidad de las emergencias activaron gestión de información, el 68% de las emergencias activo el sector de Protección, el 54% actividades en Wash, 38% actividades en SAN, un 34% en Shelter, el 19% en Wash IPC, un 19 % en Salud, y finalmente un 16% en Cash.2 Para este nuevo periodo, el MIRE está conformado por 5 organizaciones de carácter humanitario tales como: Acción Contra el Hambre (ACH), Alianza por la Solidaridad (APS), Consejo Noruego para los Refugiados (NRC) - Coordinador del Consorcio, Médicos del Mundo Francia (MDM), y ACAPS. Con el fin de procurar una cobertura a nivel nacional, que viabilice la pronta identificación y acciones de respuesta, el consorcio cuenta con un equipo móvil y ocho referencias territoriales estratégicamente ubicadas en Antioquia (NRC), Cauca (APS), Chocó (NRC), Córdoba (ACH), Nariño (ACH), Norte Santander (NRC), Meta-Guaviare (MDM) y Valle del Cauca (APS), quienes proveen información clave de las situaciones humanitarias que se presentan y que se consideran prioritarias, de acuerdo con los criterios planteados para la atención definida para esta fase.3 Durante la respuesta dada en el MIRE II en el mes de junio y julio de 2021, se han atendido 8 emergencias, 7 de ellas relacionadas con emergencias de conflicto y 1 por desastre. Si bien, el consorcio está diseñado para atender dos emergencias de manera simultánea, con atención multisectorial, la atención escalonada ha permitido duplicar la atención en el territorio, por tanto, y superada la fase de articulación inicial, de la segunda fase se estima en futuros meses alcanzar una la atención en más emergencias. NRC, como entidad coordinadora del consorcio, impulsa la presente contratación de la evaluación externa en tiempo real del MIRE II, con el fin de identificar y analizar las acciones que se realizan, con el propósito de mejorar los procedimientos de respuesta para la entrega de bienes y servicios previendo áreas de difícil acceso y en contexto de distanciamiento por COVID-19, así como el efecto de estas acciones, en la población atendida. Dado el reto y la apuesta que incluye la articulación y trabajo intersectorial en un consorcio para brindar una respuesta integral en las emergencias, se hace vital revisar bajo la percepción objetiva de un tercero, el impacto de la actuación del consorcio que permite recopilar las buenas prácticas y corregir aquellos factores que pueden significar impedimentos para la atención en la población afectada en emergencias. La información obtenida se utilizará con el objetivo de mejorar la respuesta en el corto plazo de la operación en el país y aportar insumos para un mejor entendimiento de la acción humanitaria en situación de conflicto armado y violencia así como el actuar en consorcios. se hace vital revisar bajo la percepción objetiva de un tercero, el impacto de la actuación del consorcio que permite recopilar las buenas prácticas y corregir aquellos factores que pueden significar impedimentos para la atención en la población afectada en emergencias. La información obtenida se utilizará con el objetivo de mejorar la respuesta en el corto plazo de la operación en el país y aportar insumos para un mejor entendimiento de la acción humanitaria en situación de conflicto armado y violencia así como el actuar en consorcios. se hace vital revisar bajo la percepción objetiva de un tercero, el impacto de la actuación del consorcio que permite recopilar las buenas prácticas y corregir aquellos factores que pueden significar impedimentos para la atención en la población afectada en emergencias.

  • OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO

Objetivo:

Realizar una evaluación externa en tiempo real del MIRE, para identificar el impacto de la acción desarrollada por el consorcio. Este ejercicio pudo documentar lecciones y obtener recomendaciones, basada en evidencia, aplicable bajo la misión y objetivos del consorcio, contribuyendo a la adaptación del MIRE, que redunden en mejoras en las poblaciones priorizadas, en los procesos y resultados de los socios y en la articulación con las contrapartes territoriales / gubernamentales.

Objetivos específicos:

OE1: Determinar, el impacto que tiene la respuesta del MIRE en términos de: integralidad y complementariedad, participación de los beneficiarios, oportunidad y calidad de las acciones que realiza, costo-efectividad e incidencia a corto y mediano plazo entre ellos, respecto a la rapidez y respuesta escalonada, teniendo en cuenta estándares internacionales.

OE2: Establecer cómo el MIRE se articula, coordina y Contribuir con una actuación interinstitucional, que favorezca a promover la atención en la población víctima del conflicto armando, por parte el Sistema Nacional de y Reparación Integral a las Víctimas (SNARIV) 4, por la Arquitectura Humanitaria, otras entidades gubernamentales o territoriales, así como por el consorcio, teniendo en cuenta la identificación de mayores beneficios, disminución y / o contingencia frete a riesgos, así como acciones que promueven protección, parar la población atender.

OE3: Realizar un análisis sectorial e intersectorial en el que se identifique la calidad de la evaluación de necesidades, la coherencia entre la evaluación de necesidad y la respuesta, la relevancia de las acciones realizadas y la duración de la respuesta. Esta evaluación permite contar con una retroalimentación en tiempo real, es decir, durante la implementación de las acciones del consorcio. Los resultados finales serán documentados y socializados para facilitar la toma de decisiones, lograr que se adopten medidas oportunas para mejorar la programación y se incorporen los aprendizajes que optimizarán los recursos del MIRE. Por tal razón, los resultados de esta evaluación serán usados ​​por parte de:

 Los socios del consorcio, de forma tal que pueden promover las mejoras en la implementación de las actividades y respuesta a emergencias que se encuentran en curso, al interior del mismo o de sus organizaciones con actividades similares, así como en la rendición de cuentas que se requiere realizar frente a los beneficiarios.

 El MIRE incluyendo Comité Directivo y Comité Técnico, de forma tal que puedan documentar lecciones / lecciones aprendidas y mejores prácticas del conjunto de actividades en un consorcio.

 ECHO, el donante, de tal manera que pueda determinar el valor generado por los recursos asignados a la financiación del conjunto de actividades implementadas por MIRE.

Alcance de trabajo:

• Alcance temático. La evaluación deberá centrarse en el impacto de la respuesta del MIRE en contextos de conflicto armado interno o situaciones de crisis humanitarias, con el fin de adaptar y optimizar procedimientos para facilitar la continuidad de la operación con atenciones que velen por acciones integras, organizadas (con articulación y complementariedad territorial), incluyentes (participación), oportunas, con calidad e incidencia institucional a favor de la población afectada. No se pretende evaluar el alcance de resultados en relación con la población objetivo ni tampoco el cumplimiento de metas establecido en los acuerdos actuales con donantes;

• Enfoques transversales. En concordancia con la naturaleza de la respuesta del consorcio, la evaluación considerará la intervención intersectorial (PROTECCIÓN, EDUCACIÓN EN EMERGENCIAS- EiE, WASH, WASH IPC, SAN, SALUD), enfoques de: Género, Edad y Etnia, los principios humanitarios (Neutralidad , Independencia, Imparcialidad y Humanidad) y las variables de protección de ECHO que dé cuenta de acciones que promueven la seguridad, accesibilidad, responsabilidad y participación con la población atendida.

• Geográfico. Deberá contar con la representación de emergencias priorizadas con respuesta por MIRE, en cuanto a tipo de emergencia, territorios con contextos complejos y/o reincidentes en emergencias. De acuerdo con el estimado de la capacidad de atención de las emergencias por el MIRE, en un periodo similar al desarrollo de la evaluación, para este ejercicio, se deberá realizar un acompañamiento en mínimo 3 emergencias, que tengan una cobertura de 3 departamentos, entre los que se incluya aquellos con mayor presencia de emergencias, tales como: Antioquia, Nariño, Choco, Cauca, se cuente con representación de cada uno de los tipos de emergencias atendidas por el consorcio (Conflicto: Confinamiento/Desplazamiento o mixto, Desastres, Covid-195 ), así como que tengan alta cobertura y/o condiciones más complejas de acceso en los que se atienda en 3 o más sectores.

• Periodo evaluado. Comprende un proceso de evaluación del MIRE I y proceso de avance del MIRE II (abril 2020 a diciembre 2021).

Finalmente, se espera que en la evaluación se identifiquen y documenten las lecciones aprendidas y que se presenten recomendaciones prácticas, todas ellas claramente sustentadas en hallazgos y conclusiones soportadas en evidencia.

Metodología:

La evaluación deberá proponer el enfoque metodológico, los métodos y los instrumentos de evaluación adecuados que asegure la validez, confiabilidad, consistencia, oportunidad y utilidad de los resultados. Este diseño será validado como requisito para su implementación. A continuación, se presenta un marco de expectativas y orientaciones generales:

• La reconstrucción participativa de la intervención MIRE se considera un paso crítico en la ruta metodológica de la evaluación. Esta se hará con la colaboración y participación de los responsables e implementadores, y la accesibilidad a los informes de ejecución y documentación clave para facilitar la revisión del consorcio y la adaptación de sus procesos.

• El diseño de la evaluación permite establecer de manera sistemática y hacer explícito el nivel de validez (interna y externa) y confiabilidad de los hallazgos y de consistencia entre hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Las limitaciones y medidas de mitigación se presentan de forma explícita.

• Aplicación de métodos mixtos (cuantitativos y cualitativos) tanto de recolección como de análisis de datos provenientes de multiplicidad de fuentes, que permiten generar evidencia triangulada, al tiempo que se considera de forma realista las restricciones y riesgos por COVID-19. Para ello se propone el uso de técnicas combinadas entre ellas: entrevistas, grupos focales de discusión, observación directa y uso de testimonios, con profesionales del MIRE, como principal fuente de información, así como con población atendida y entidades territoriales de acuerdo con las oportunidades de acceso y tiempo que se presenta durante la emergencia.

• El diseño enfocado en el uso y la utilización de múltiples fuentes y métodos (triangulación) deberá permitir que el equipo evaluador señale de manera explícita la solidez de la evidencia que soporta los hallazgos, conclusiones y recomendaciones presentadas. Para lo anterior, la evaluación deberá contar con procesos de observación, revisión documental, la percepción del personal de gestión, y la percepción de los territorios (población atendida, entidades interlocutoras e instituciones gubernamentales), que seleccionar identificar factores congruentes y / o particulares que inciden en los resultados del consorcio.

• La contribución de la intervención del MIRE será el resultado de un análisis riguroso de causalidad soportado en uno o más enfoques de evaluación, tales como Análisis de Contribución (Contribution Analysis, CA), Cosecha de Alcances (Outcome Harvesting, OH), Rastreo de Procesos (Process Tracing, PT), Análisis Cualitativo Comparado (Qualitative Comparative Analysis, QCA), Evaluación basada en Casos (Case-based Evaluation), entre otros.

• Una ruta metodológica explicita, detallada y concreta para la identificación, validación y documentación estandarizada de las lecciones/lecciones aprendidas y recomendaciones.

• La validación de los mecanismos de coordinación y articulación interna y externa, la toma de decisiones, el seguimiento de la ejecución (programático y financiero) al interior de MIRE, así como los procesos adicionales a la operación que realiza, como los procesos de comunicaciones (Standard y Above of Standard), gestión de información, análisis de situación humanitaria e indecencia.

Considerando la situación de crisis por COVID-19, el diseño de las operaciones de recolección y análisis de datos en el trabajo en campo, deberá considerar con rigor el deber de cuidado en relación con todas las personas participantes en la evaluación, especialmente las que se encuentran en condiciones de vulnerabilidad, al tiempo que se controla el riesgo de sesgo por diferencias en acceso a tecnologías de comunicaciones entre los grupos poblacionales de interés.

Criterios y variables estratégicas La evaluación además de analizar el impacto de la operación del MIRE con base en criterios mencionados en el OE1, sugiere tener en cuenta las siguientes variables:

 Apego a los principios humanitarios de humanidad, imparcialidad, neutralidad e independencia.

 Impacto y duración de las respuestas

 Capacidad de adaptación de los socios, para realizar evaluaciones de necesidades y de las estrategias de intervención en todos los sectores (Protección: ICLA, Violencia Basada en Género, Niños, niñas adolescentes y jóvenes Excombatientes, Población en Riesgo; Educación, Wash, Wash -IPC, Shelter, Salud), y en la producción de información; Enfocarse en innovación, programación adaptada, nuevos enfoques y / o elementos creativos para afrontar las dificultades propias de las medidas de aislamiento.

 Revisión de estrategias de articulación, uso de recursos (físicos, humanos y del tiempo) y flexibilidad.  Uso de nuevas tecnologías en procesos de gestión y operativos.

 Monitoreo, evaluación, aprendizaje y rendición de cuentas (Enfoque de acción sin daño y capacidad para mantener el seguimiento de los bienes y servicios entregados; orientación hacia el aprendizaje y prevención de la explotación y del abuso sexual).

 Estrategias de comunicación e incidencia; comunicación con comunidades afectadas; acceso a más financiación, incidencia para visibilizar otras problemáticas o grupos vulnerables.

 Procesos logísticos (Contratación de bienes y servicios)

 Recursos humanos (Contratación de personal, cuidado y cumplimiento)

 Seguridad (Medidas para evitar la propagación del COVID-19, cuidado del staff y responsabilidad con las comunidades afectadas)

 Finanzas (Adaptación, flexibilidad de procesos, donantes y uso estratégico de fondos). ,

 Adopción de medidas de protección para las comunidades y el personal implementador.

 Acompañamiento, guía y orientación en la adaptación de procedimientos programáticos, logísticos y financieros.

Preguntas de Evaluación

A continuación, se presenta una relación de las preguntas bajo los criterios de evaluación priorizados. Esta lista no es definitiva y será revisada en detalle a la luz de las condiciones de acceso a fuentes de datos y posibles restricciones operaciones tales como seguridad y / o por COVID-19, hasta que se consolide la versión final en el Reporte de Inicio. Tabla No. 1 - Documentación disponible

Criterio / Pregunta

Integralidad (¿Está la intervención brindando respuesta articulada y complementaria como se espera debería ser?) 1. ¿La actuación del consorcio es integral, articulada/complementaria internamente y se ajusta a las necesidades evidenciadas en las comunidades? (¿Faltarían sectores, son suficientes o hay demasiados? 2. ¿En qué medida el consorcio brinda una respuesta complementaria a la que brinda por el Estado y la Arquitectura Humanitaria, realizando acciones armónicas en las emergencias evidenciadas en el país?

Participación (¿Está la intervención contando con las características y solicitudes de las comunidades afectadas en las emergencias?) de las comunidades? 4. ¿Existe coherencia, adaptación y flexibilidad en la respuesta que brinda el consorcio, de acuerdo con las solicitudes y necesidades evidenciadas por las comunidades?

Oportunidad / Calidad (¿Está la intervención logrando brindar respuesta oportunas y con calidad?) 5. ¿La población atendida considera que la respuesta humanitaria realizada ha aportado a cubrir sus necesidades inmediatas, que surgieron a partir de la situación de emergencia, de manera oportuna y con calidad? 6. ¿Estuvo adaptada la respuesta de acuerdo con las comunidades étnicas, mujeres, niñas / niños, jóvenes adolescentes, personas con algún grado de especialidad física o mental y personas LGBTI +? ¿De qué manera? 7. ¿En qué medida el consorcio procura por que la asistencia humanitaria maximice beneficios, disminuya riesgos, y vele por que se preste de manera segura, accesible, responsable y participativa, una respuesta a la población afectada?

Costo-efectividad (¿Está la intervención cumpliendo con sus objetivos previendo maximizar el costo beneficio?) 8. ¿En qué medida el consorcio optimizó los recursos para brindar una respuesta articulada y de calidad a nivel territorial? 9. ¿En qué medida el consorcio implementó acciones para identificar e informar análisis frente a los costos por beneficiarios, emergencias?

Incidencia (¿Qué diferencia hace la intervención del MIRE en la atención de la población atendida?) 10. ¿En qué medida las acciones de MIRE generaron efectos positivos o negativos secundarios a corto y mediano plazo en las comunidades en las cuales se da la respuesta humanitaria? (Tener en cuenta conceptos de rapidez y respuesta escalonada, entre otros) 11. ¿De qué manera el MIRE contribuye a la actuación interinstitucional con el SNARIV, Arquitectura Humanitaria u otras entidades del estado, o entidades territoriales a favor de la atención de las poblaciones afectados? 12. ¿De qué manera la estrategia de ACH, ACAPS y comunicaciones permite visibilizar las necesidades humanitarias relacionadas con conflicto, para impulsar acciones de respuesta ay qué efecto tuvieron esas estrategias?

Respuesta sectorial / Intersectorial (¿Cómo es la intervención sectorial e intersectorial del MIRE?) 13. ¿De qué manera cada sector, vela por realizar una evaluación de necesidades precisa, y procura por ajustar sus acciones a los contextos territoriales ya las necesidades de la población afectada? 14. ¿De qué manera cada sector procura por la calidad, la rapidez y la duración de la respuesta? 15. ¿En qué medida las acciones del MIRE procuran por una respuesta intersectorial que prioriza las condiciones más favorables para la población afectada?

Durante el proceso de evaluación en tiempo real se espera poder contar con varios espacios de retroalimentación con el fin de socializar y construir las recomendaciones finales de mejora a implementar. Todos los productos deberán ser entregados en español, una excepción del informe final que también deberá ser entregado con una versión en inglés y cumplir con la entrega de los productos junto con los anexos estipulados por NRC.

Comité de Gestión de la evaluación.

Se conformará un comité de revisión integrado por las partes clave interesadas que estarán al tanto de la correcta gestión de la evaluación y el seguimiento a los hallazgos y recomendaciones. Esto incluye la revisión de los informes preliminares y finales, apoyo para la difusión de los hallazgos y el seguimiento al cumplimiento de las principales recomendaciones. La gestión de la evaluación estará a cargo del Gerente de Consorcio y con soporte para cualquier articulación interna del MIRE con apoyo de la Coordinadora de M&E y con los diferentes niveles del consorcio como el Comité Directivo (conformado por los directivos de las entidades socias), el Comité Técnico (conformado por un referente técnico de cada una de las organizaciones), así como toda la unidad de Gestión de Consorcio (conformado por la Gerencia,

Principales tareas y responsabilidades

La evaluación se realizará en cuatro etapas definidas para 15 semanas

1) Planeación y estructuración del enfoque y alcance -Informe de inicio.

El equipo de evaluación llevará a cabo una revisión rápida de los datos cualitativos y cuantitativos clave con base en la información proveniente del MIRE (UGC e información den entidades socias), además de las primeras entrevistas con informantes clave. La UGC del MIRE proporcionará al Equipo de Evaluación toda la documentación e información pertinentes, a saber. Este primer acercamiento permitirá establecer un cronograma claro y una amplia descripción de la respuesta del MIRE, así como un marco sobre cuestiones prioritarias y preguntas orientadoras para profundizar el análisis.

 Revisión documental. Acceso y revisión de estrategias, informes, manuales de procedimientos, información sobre presupuestos generales, informes de beneficiarios entre otros documentos relevantes y recursos creados para adaptar procesos.

Tabla No. 1 - Documentación disponible

Categoría / Documentos

Documentación de formulación 1. Formulario único MIRE 2. Marco Lógico

Documentación de implementación 1. Lineamientos 2. Productos Operativos (Alerta, ERN, Cierre, Infografías, Informes UGI) 3. Herramientas de consolidación de información MIRE.

Documentación de seguimiento 1. Instrumentos de recolección de información (PDM MQR). 2. Informes internos de retroalimentación del consorcio. 3. Informes entregados al donante (Informe anual, financiero e informe cuatrimestrales) 4. Actas de seguimiento de comités.

Otra documentación 1. Registro fotográfico (si aplica) 2. Piezas de comunicación por territorios. 3. Plan de Comunicaciones y Estrategia de Incidencia

El principal resultado de esta etapa será un Informe inicial que deberá ser presentado en la plantilla suministrada por NRC, en la que se deberá presentar el diseño detallado de la evaluación e incluye, entre otras secciones, la metodología detallada, el análisis de factibilidad de la evaluación, la matriz de evaluación, y los instrumentos de recolección de datos. El informe inicial también deberá indicar cómo la evaluación va a abordar temas transversales relevantes como la perspectiva de derechos, género, sensibilidad y principios humanitarios y protección en la respuesta del MIRE. Su aprobación por parte del comité de gestión de la evaluación es requisito para avanzar a la etapa de recolección de datos.

2) Trabajo de campo sistematización, análisis y retroalimentación de la información -Taller de presentación y discusión de los hallazgos de resultados preliminares y recomendaciones.

 Entrevistas a informantes clave: A partir de lo definido en la etapa anterior, se propone un ejercicio de retroalimentación inmediata en continua comunicación con el líder de la gestión de la evaluación designado por MIRE, por tanto, se considerarían informantes claves el Donante, referentes clave del SNARIV o SNGRD y Arquitectura Humanitaria.

 Interlocución con referentes del Consorcio. Se deberá proponer y ejecutar entrevistas o intercambios de información con los diferentes niveles y mecanismos de comunicación y articulación del consorcio (Comité Directivo, Comité Técnico, Comité de Comunicaciones, Referentes del M&E, Referentes de Finanzas, Equipo Móvil y UGC)

 Observación directa. En la medida en que el contexto lo permita, centrada en los procesos de respuesta de MIRE, se sugiere acompañar un mínimo de 3 emergencias en terreno.

Se espera tener por lo menos un taller de validación de los hallazgos preliminares, una vez concluida la etapa de recolección de datos y antes de iniciar la preparación del borrador del informe de evaluación. En este espacio participará el comité de gestión de la evaluación y personas que participaron en el proceso de recopilación de la información y el consorcio MIRE.

Para esta actividad se deberá acordar la agenda de manera preliminar, que deberá ser entregado en el formato propuesto para ello. Esta agenda debe velar por que permita la mayor participación de los profesionales el consorcio. Para facilitar la reflexión estratégica sobre la respuesta y asimilación de lecciones aprendidas, se propone realizar actividades participativas y mecanismos didácticos que permitan la validación de las recomendaciones para facilitar la difusión y asimilación de contenidos.

3) Análisis y construcción de informe de evaluación - Informe borrador

Esta etapa tiene como producto principal la elaboración y retroalimentación del borrador del informe de evaluación en el que se presentará los resultados preliminares, basado en un análisis imparcial de la información recopilada en la primera y segunda etapa, que proporciona una evaluación integral de la respuesta de MIRE resumiendo conclusiones y recomendaciones. De acuerdo con el interés de asegurar la máxima utilización de los resultados de la evaluación, se programará actividades para comunicar los resultados, conclusiones y recomendaciones de la evaluación realizada. Se sugiere trabajar con hojas informativas, con estrategias de difusión diversas.

4) Difusión de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones e informe final.

Producto de las etapas anteriores, se espera contar con talleres de presentación que exponga los principales hallazgos, conclusiones y recomendaciones, producto de la evaluación MIRE, en el que se subraye los aprendizajes y las acciones de mejora a realizar. Además, se debe presentar el informe final previamente validado por el comité de gestión de la evaluación vía correo oficial al staff clave de MIRE II. El informe final deberá ser validado previamente por el comité evaluador y contendrá un breve resumen ejecutivo (de no más de 2,000 palabras) y un texto principal en el que se incluirán los antecedentes, la metodología, los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones en 15.000 palabras / 30 páginas (más Anexos), el cual debe presentarse en español e inglés.

Productos esperados

De acuerdo a los formatos facilitados por NRC como líder del Consorcio, se espera que el evaluador entregue los siguientes productos:

 Un informe inicial (máximo de 5.000 palabras / 10 página, sin incluir anexos). El informe inicial tiene como objetivo presentar la comprensión del equipo evaluador sobre los términos de referencia de la evaluación, los objetivos que pretenden alcanzar, la descripción de la metodología, cronograma y una descripción que incluir por pregunta de evaluación: fuentes de datos, los tipos de preguntas que prioritarias o claves, número de entrevistas a realizar y herramientas borrador en cuanto a (guías de entrevista, guías de discusión de grupos focales, formularios de observación directa, cuestionarios para consultas con población afectada) que se utilizarán en el transcurso de la evaluación en tiempo real. Este producto debe presentarse en el formato entregado por NRC en español.

 Informes ejecutivos de avance. Estos reportes describen de manera breve los avances y dificultades. Esta información debe presentarse en español y por medio de correo oficial. La entrega de estos reportes deberá hacerse en la semana 4, 8 y 12, durante el proceso de la evaluación.

 Taller de validación de hallazgos y recomendaciones en el que se realiza una presentación y discusión de los hallazgos preliminares, una vez concluida la etapa de recolección de datos. Este espacio deberá prepararse a partir del formato de agenda propuesta previamente aprobada por el comité de gestión de evaluación. Para el desarrollo de esta actividad podrá apoyarse con presentaciones de Power Point entre otros recursos físicos y tecnológicos.

 Borrador de informes de resultados (máximo de 13.000 palabras / 26 páginas) debe presentarse en español a la semana siguiente de haber finalizado la misión de recopilación de datos, para promover cambios positivos en tiempo real. En este informe se debe incluir claramente las recomendaciones basadas en los hallazgos destacados identificados en el proceso de evaluación.

 Hoja informativa de la evaluación acompañada / infografía de una presentación para las entidades. Este producto no suple el resumen ejecutivo que hace parte del informe de evaluación.

 Taller / es de presentación de conclusiones y recomendaciones dirigidas a todo el consorcio con validación previa del Comité de Gestión de la Evaluación. Apoyados con presentaciones en Power-point de los resultados claves y recomendaciones.

 Un Informe Final de no más de 15.000 palabras / 30 hojas (más Anexos), con un resumen ejecutivo de no más de 2.000 palabras. Este informe incorpora respuestas a los comentarios de los actores clave de referencia. La versión final de este informe, resumen ejecutivo y Power-point de los resultados claves y recomendaciones, deberá presentarse en español e inglés.

Para la entrega de los productos deberá tener presente el uso y recomendaciones brindadas en los formatos guías o plantillas suministrados por NRC.

DISPOSICIONES INSTITUCIONALES Y ORGANIZACIONALES

Deberes del consultor o firma consultora

  1. Prestar los servicios para la elaboración de la Evaluación en tiempo real del MIRE, garantizando la contratación del personal debidamente calificado y experimentado que facilite el cumplimiento de la entrega de los resultados a enero de 2022.

  2. Los términos de referencia (TOR) del personal de apoyo que requieren la firma consultora o el equipo evaluador, deben indicar claramente las horas en que el personal trabajará para el presente servicio; así como deberá indicar de manera explícita que estarán bajo su supervisión y que no se les pagará con arreglo al contrato del consultor.

  3. Cumplir con cada uno de los entregables, actividades y valores agregados definidos en el presente documento.

  4. Ejecutar el servicio contratado, conformidad con los requisitos por parte del supervisor del contrato designado por el Consejo Noruego para Refugiados o por la persona que este delegue.

  5. Atender las observaciones o sugerencias que se formulen en cuanto estén dentro del alcance del contrato y sean pertinentes para su ejecución, dentro de la normatividad aplicable en su materia.

  6. Adherirse a las políticas de seguridad de la información del Consejo Noruego para Refugiados y del Consorcio MIRE.

  7. Establecer espacios de acompañamiento, trabajo de campo, retroalimentación y entrega de resultados en espacios concertados con los miembros del consorcio MIRE.

  8. Realizar por su cuenta y riesgo todas las labores necesarias para cumplir la labor encomendada, incluyendo el proporcionar, seguros en caso de ser necesario.

  9. Dar cumplimiento a las tareas y compromisos asignados que se derivan del plan de trabajo y cronograma de actividades.

  10. Cumplir para todas las obligaciones relativas a la afiliación y pago oportuno de las opciones aportes al régimen general de la seguridad social integral, del pago del personal de apoyo requerido para el servicio, siendo esta una condición suspensiva para que surja la obligación de pago por parte del Consejo Noruego para Refugiados - NRC, por tanto, se deberá presentar los soportes del caso.

  11. Garantizar la provisión de transporte, alojamiento, materiales, asistencia para la elaboración de talleres, etc. que se requiera para las actividades enunciadas en el documento presente están incluidos en el costo total enunciado en la propuesta.

  12. Suscribir y asumir los costos de las pólizas de cumplimiento o garantías que se requieran para la implementación de la evaluación.

  13. Las demás que sean necesarias para el cumplimiento del objeto del presente documento.

Los informes deben presentarse en formato Microsoft Word, en español a excepción del informe final que debe presentarse también en inglés británico. Los textos no deben tener formato. Los gráficos u otros elementos gráficos deben ser editables (es decir, no deben ser imágenes). Todas las referencias deben citarse conforme a la convención y detallarse en una bibliografía, utilizando el sistema Harvard tal como se establece en el Manual de estilo de la UNESCO. Todas las citas literales deben aparecer entre comillas y no deben tener una longitud excesiva. Todos los datos recopilados en el marco de la consulta deben enviarse junto con los entregables, en un formato ampliamente reconocido, por ejemplo, Microsoft Excel. Todo lo que se envíe al NRC debe ser trabajo original de los consultores. Cualquier plagio en cualquier forma, o cualquier otra violación de los derechos de propiedad intelectual, automáticamente descalificará al consultor de recibir cualquier pago adicional conforme al contrato suscrito por el NRC, y el NRC procurará recuperar los pagos ya realizados. El consultor seguirá la guía de Investigación Ética con Niños con respecto a la participación ética de los niños. Además, se informará plenamente a todos los participantes de estudios u otra interacción sobre la naturaleza y propósito de la interacción y su participación solicitada. Se debe obtener el consentimiento informado para cualquier fotografía, grabación de audio o vídeo, etc., de conformidad con la política de consentimiento del NRC. y el NRC procurará recuperar los pagos ya realizados. El consultor seguirá la guía de Investigación Ética con Niños con respecto a la participación ética de los niños. Además, se informará plenamente a todos los participantes de estudios u otra interacción sobre la naturaleza y propósito de la interacción y su participación solicitada. Se debe obtener el consentimiento informado para cualquier fotografía, grabación de audio o vídeo, etc., de conformidad con la política de consentimiento del NRC. y el NRC procurará recuperar los pagos ya realizados. El consultor seguirá la guía de Investigación Ética con Niños con respecto a la participación ética de los niños. Además, se informará plenamente a todos los participantes de estudios u otra interacción sobre la naturaleza y propósito de la interacción y su participación solicitada. Se debe obtener el consentimiento informado para cualquier fotografía, grabación de audio o vídeo, etc., de conformidad con la política de consentimiento del NRC.

Deberes del NRC

  1. Pagar el valor que se acuerde con el consultor / ao con la firma consultora en los términos y condiciones acordados y que estén bajo los parámetros institucionales del Consejo Noruego para Refugiados - NRC.

  2. Entregar la información y / o archivos necesarios a el consultor / a para que ejecute el objeto, las actividades y entregables solicitados.

  3. Establecer y mantener canales de comunicación oportunos y claros que no pueden articular en forma eficaz cualquier situación que amerite la intervención del consultor / a.

  4. Para tal fin el consultor / a debe acudir a Diego Camilo Sarmiento Melo - Gerente del Consorcio MIRE, quien tiene la responsabilidad general de la gestión de la consultoría.

El NRC posee los derechos de propiedad intelectual de todos los materiales enviados por los consultores en virtud del contrato. Por lo tanto, los consultores deben asegurarse de poseer cualquier material proporcionado al NRC como parte del entregable. Los derechos de reproducción de los informes se otorgarán al NRC y sus agentes contratados. El NRC será libre de reproducir los materiales a voluntad y de otorgar derechos de reproducción.

CUALIFICACIONES DE LA PERSONA / EMPRESA CONSULTORA

Se priorizará contratar con una firma experimentada o un / a consultor / a experimentado / a con su equipo evaluador, nacional o internacional, compuesto por profesionales que cuenten con conocimiento y / o experiencia en la acción humanitaria en los sectores que trabaja el MIRE (Agua , Saneamiento e Higiene, Educación, Protección, Salud, Seguridad Alimentaria y Shelter) y con experiencia en investigación y evaluación que:

Acredite mínimo tres (3) experiencias previas relacionadas con la implementación de evaluaciones en tiempo real. Se valorará si cuenta con experiencia de evaluación en consorcios. Cuente con un equipo integrado como mínimo por los siguientes perfiles:

 Líder de equipo con amplia experiencia en evaluación en contextos humanitarios programas y que acreditan experiencia de trabajo con Organizaciones Internacionales y Agencias de Cooperación Internacional y en Mecanismo de Respuesta Rápida. Mínimo de tres (3) años. Deseable con experiencia en consorcios.

 Profesional / es, familiarizados con las operaciones de asistencia en emergencia, preferiblemente que conozcan alguna de las organizaciones del consorcio, su estructura y principales procesos para facilitar el entendimiento de la operación, deseable que estos cuenten con conocimiento en la acción humanitaria de respuesta a emergencias. Experiencia mínima tres (3) años.

 Encuestador / es y analista / as con experiencia en recopilación y revisión de datos y documentos clave e información recolectada durante el ejercicio. Con experiencia de dos (2) años.

DURACIÓN

El contrato tendrá una duración de 15 semanas a partir de la fecha de firma de contrato.

FORMA DE PAGO

Se cuenta con un presupuesto máximo de CIENTO DOCE MILLONES DE PESOS M / CTE ($ 112.000.000) con IVA incluido. Este monto debe contemplar: a) el pago del equipo evaluador y las actividades de revisión documental, recolección de información de manera virtual, talleres de socialización y demás entregables solicitados en los pliegos. b) los gastos de desplazamiento y acomodación de las personas del equipo evaluador, para lo cual se adjunta una ficha de logística de los territorios de mayor presencia del MIRE y estimación de costos (ver anexo 1 Ficha de gastos estimados en logística). Lo anterior de acuerdo a un plan de actividades presentado previamente y concertado con el comité de gestión.

-DE CUMPLIMIENTO: Por un valor asegurado igual al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la estipulada en el presente contrato y seis (6) meses más.

-DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por un valor asegurado del diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual a la estipulada en este contrato y tres (3) años más.

El valor será cancelado de acuerdo a las actividades, resultados y obligaciones esperados por el Consejo Noruego para Refugiados y estos honorarios será pagaderos de la siguiente manera:

  • 30% Informe inicial aprobado que incluye el plan de trabajo.

  • 30% Taller de validación de hallazgos y recomendaciones y la entrega del borrador del informe de evaluación.

  • 40% Informe final aprobado.

DERECHOS DE PROPIEDAD y CONFIABILIDAD: los derechos de propiedad serán del Consejo Noruego para Refugiados. La confiabilidad de la información recolectada es fundamental y la difusión del material sin autorización de la organización podría poner en riesgo de seguridad a los participantes. Cualquier difusión o reproducción del material recolectado deberá contar con la autorización de la organización.

SUMMARY - Consultancy: External Evaluation in Real Time of the MIRE II consortium

The Norwegian Refugee Council as a coordinator of the MIRE (Intersectoral Emergency Response Mechanism) consortium, requires contracting with an experienced firm or an experienced consultant to conduct a real-time external evaluation of the consortium, in order to identify the impact of the action developed.

This exercise will allow documenting lessons and obtaining recommendations, based on evidence, applicable under the mission and objectives of the consortium, contributing to the adaptation of the MIRE, which result in improvements in the prioritized populations, in the processes and results in the partners and in the articulation with the territorial / governmental counterparts.

This evaluation should be carried out in Colombia, preferably with an epicenter in the city of Bogotá, for an estimated time of 15 weeks, starting in mid-October 2021.

For this evaluation it is required to have people with a level of knowledge and advanced management in Spanish, therefore, the terms of reference External Evaluation in Real Time of the MIRE II consortium are attached, in that language.

How to apply

Los interesados ​​en participar en esta convocatoria deben consultar los términos y condiciones en la página web del Consejo Noruego para Refugiados https://nrc.org.co/ - Sección contrataciones https://nrc.org.co/contrataciones/ - numero: ITBCOL0077 - Consultoría - EVALUACION EN TIEMPO REAL DEL CONSORCIO MIRE II.