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Consultancy: coach and support the Caribbean small businesses in the management of natural hazard risks and implementation of Business Continuity Plan

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In the framework of the Business Disaster Preparedness initiative of the READY Together
programme, the French Red Cross wishes to subscribe to the service described below:

  • A consultancy to coach and support the Caribbean small businesses in the management of natural hazard risks and the implementation of Business Continuity Plans

The objective of this consultancy is to organize workshops and individual coaching
programme for the small businesses of Guadeloupe, Martinique, and Saint-Lucia in order to
support them in assessing the impact of various natural hazards on their activity and help
developing Business Continuity Plans to reduce the impact of disasters.

1. Généralités

Objet de la mission : Réalisation d’une mission d’accompagnement de PME en gestion de risques naturels et mise en place de Plans de Continuité d’Activité dans le cadre du programme Ready Together et son initiative de préparation des entreprises aux catastrophes d’origine naturelle

Lieu de la mission : Guadeloupe, Martinique, Sainte-Lucie

Responsable de la mission : Chargée de préparation des entreprises aux catastrophes

Date de début souhaitée : 04/10/2021
Date de fin souhaitée : 31/08/2022

Dates de remises des livrables :

  • Novembre 2021 : 2 webinaires « Comment réduire l’impact de risques sismiques et volcaniques sur l’entreprise » en anglais et en français
  • Mars 2021 : 3 ateliers en présentiel « Comment réduire l’impact des risques cycloniques sur l’entreprise » en Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie ou 2 webinaires en français et anglais (selon la situation sanitaire)
  • Juin 2021 : 3 ateliers en présentiel « Comment réduire l’impact des risques sanitaires sur l’entreprise » en Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie ou 2 webinaires en français et anglais (selon la situation sanitaire)
  • De novembre 2021 à juillet 2022 : Accompagnement individuel de très petites entreprises en Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie

2. Contexte

Créée en 2005, la Plateforme d’Intervention Régionale Amériques Caraïbes (PIRAC) est la délégation représentative de la Croix-Rouge française pour la région caribéenne ainsi que son dispositif opérationnel d’action humanitaire et de coopération régionale. La PIRAC vient en aide aux populations des Caraïbes sur toutes les catastrophes majeures et s’emploie à développer des actions de renforcement des capacités de résilience des populations sur les territoires français ainsi que les pays de l’arc caribéen et du plateau des Guyanes.
La Croix-Rouge française a lancé le programme READY Together (2019 – 2022) financé par le programme INTERREG Caraïbes, l’Agence Française de Développement (l’AFD) et la Région Guadeloupe. Il vise à renforcer la préparation des territoires caribéens aux catastrophes naturelles par une approche à 3 niveaux : 1/ Cadres institutionnels humanitaires et capacités d’urgence, 2/ Secteur économique et 3/ Populations locales.

Un des axes de ce programme consiste à promouvoir la culture du risque et à renforcer la résilience des acteurs économiques, en particulier des petites et moyennes entreprises (PME), sur 3 territoires pilotes : Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie.

Le Centre Mondial pour la Préparation aux Catastrophes (Global Disaster Preparedness Center) rattaché à la Fédération Internationale de la Croix Rouge a mis au point une application mobile, « Atlas : Ready for Business » : https://www.preparecenter.org/activities/atlas-ready-business. Plusieurs projets pilotes ont vu le jour à travers le monde pour encourager les entreprises à utiliser cette application pour élaborer un Plan de Continuité d’Activité suite à une catastrophe. Cette application sera déployée sur les territoires caribéens dans le cadre du programme Ready Together.

L’activité de préparation des entreprises aux catastrophes vise à renforcer la résilience du secteur économique à travers plusieurs actions telles que la sensibilisation des entrepreneurs à travers différents supports de communication et la promotion de l’application Atlas ainsi que l’accompagnement des entrepreneurs à l’élaboration et la mise en œuvre de leur plan de continuité d’activité en cas de crise.

Au démarrage de cette activité, une étude de base a été réalisée pour comprendre les vulnérabilités et les capacités de préparation aux catastrophes des PME (une synthèse de l’étude est disponible ici https://twitter.com/PIRAC_CRF/status/1372593286834176004?s=20), ce qui a permis de confirmer la vulnérabilité spécifique des très petites entreprises (TPE) face aux risques naturels.

3. Objectifs de la mission

Objectif général :
La PIRAC recherche un prestataire spécialisé en gestion des risques naturels pour :

  • Organiser trois séries d’ateliers de sensibilisation et de préparation aux risques sismiques et volcaniques, météorologiques et sanitaires à destination de PME et en particulier de très petites entreprises – TPE (de moins de 10 employés)
  • La mise en place d’un programme d’accompagnement individuel en gestion de risques naturels pour les TPE sélectionnées dans le cadre d’un appel à candidatures, en Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie

Objectifs spécifiques : 1. Mettre en place des ateliers thématiques sur la préparation des entreprises aux risques naturels (à programmer en novembre 2021, mars 2022 et juin 2022).

  • La première série d’ateliers consacrés à la préparation des entreprises aux risques sismiques et volcaniques sera organisée par visio-conférence en novembre 2021 : un atelier en français sera organisé pour les entreprises de la Guadeloupe et la Martinique et un atelier en anglais sera proposé aux entreprises de la Sainte-Lucie.
  • La deuxième série d’ateliers dédiés aux risques cycloniques sera organisée en présentiel en Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie (ou par visio-conférence le cas échéant) en mars 2022 (en prévision de la saison cyclonique).
  • La troisième série d’ateliers dédiés aux risques sanitaires sera organisée en présentiel en Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie (ou par visio-conférence le cas échéant) en juin 2022.

Les ateliers seront organisés en anglais ou en français, selon le territoire d’intervention. Chaque atelier présentera en détail l’impact des aléas naturels sur l’activité économique, les méthodes d’analyse de cet impact ainsi que les solutions opérationnelles concrètes de réduction de risques de catastrophes et la formalisation de ces mesures à travers le développement d’un Plan de Continuité d’Activité. Les ateliers doivent inclure un temps de présentation, de questions-réponses, ainsi que les exercices pratiques. Le rôle de l’intervenant inclut la préparation du contenu, la présentation et la facilitation des exercices pratiques.
Les participants des ateliers seront principalement les dirigeants de petites et très petites entreprises, peu ou pas expérimentés en gestion des risques naturels. L’organisation des ateliers sera gérée par l’équipe de la PIRAC.

2. Mettre en œuvre un programme d’accompagnement individuel en gestion des risques naturels à destination des TPE.

Lors de l’étude sur les vulnérabilités et capacités de préparation aux catastrophes des PME, il a été identifié que les TPE représentent la catégorie la plus vulnérable du secteur privé face aux risques de catastrophes d’origine naturelle alors qu’elles représentent 90% du tissu économique caribéen. Ainsi, en complément de l’application Atlas et des ateliers collectifs, il apparait pertinent de leur proposer un accompagnement individuel spécifique. Cela permettra également de confronter plusieurs formats de soutien aux entreprises et d’évaluer leur pertinence.

Les participants au programme seront sélectionnés dans le cadre d’un appel à candidatures (géré par la PIRAC) afin de constituer un vivier entre 12 et 24 participants (4 - 8 par territoire). La sélection des candidats sera effectuée par l’équipe de la PIRAC sur la base de critères de vulnérabilité aux catastrophes.

L’accompagnement individuel aura pour objectif de soutenir les TPE dans l’analyse des risques naturels auxquels leur activité est exposée et la mise en place de mesures de mitigation de l’impact des catastrophes. Il s’agira de les appuyer dans la mise en place, le test et la mise à jour de leur Plan de Continuité d’Activité (PCA) et de leur fournir des solutions opérationnelles concrètes de réduction des risques cycloniques, sismiques, volcaniques, sanitaires et autres, telles que :

  • Les mesures de protection du personnel, du bâtiment, de l’équipement, du stock et des données
  • La sécurisation des ressources financières
  • La communication en cas de crise avec les clients et les fournisseurs
  • Les règles locales de vigilance et les systèmes d’alerte

Plusieurs séances d’accompagnement individuel seront proposées à chaque entreprise sur une durée de 6 à 8 mois afin de s’assurer d’un suivi continu et régulier de la mise en place d’un PCA.

L’accompagnement concernera les entreprises des 3 territoires pilotes (Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie) et pourrait être effectué en présentiel ou à distance via visio-conférence, selon la localisation de(s) l’expert(e)(s).

4. Organisation de la mission

Modalités de travail :
Le prestataire sera en contact avec la Chargée d’activité Préparation des entreprises aux catastrophes et la Responsable du programme Ready Together. Une réunion de cadrage sera organisée entre l’équipe de la PIRAC et le prestataire en début de mission.

Dans la mesure du possible, les échanges en présentiel entre les bénéficiaires de l’activité et le prestataire seront privilégiés. Cependant, selon les mesures sanitaires en vigueur et la localisation de l’expert(e), les différentes interventions pourraient s’effectuer par visio-conférence.

Une communication de proximité devra être instaurée entre le prestataire et l’équipe de la PIRAC. Les deux parties devront faire preuve de réactivité et de flexibilité.

Une version draft de chaque support utilisé pour la facilitation des ateliers et des accompagnements sera soumise à la PIRAC pour revue avant soumission de la version finale. Tous les supports créés devront respecter les règles de communication du Programme Ready Together. L’agenda des ateliers et le programme des accompagnements seront développés conjointement par le prestataire et la PIRAC.

Livrables :

Les livrable attendus se définissent par :

  • 2 webinaires « Comment réduire l’impact de risques sismiques et volcaniques sur l’entreprise » - 1 en anglais et 1 en français

  • 3 ateliers en présentiel « Comment réduire l’impact de risques cycloniques sur l’entreprise » en Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie ou 2 webinaires dont 1 en français et 1 en anglais (selon la situation sanitaire)

  • 3 ateliers en présentiel « Comment réduire l’impact de risques sanitaires sur l’entreprise » en Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie ou 2 webinaires dont 1 en français et 1 anglais (selon la situation sanitaire)

  • De novembre 2021 à juillet 2022 : Accompagnement individuel de très petites entreprises en Guadeloupe, Martinique et Sainte-Lucie (environ 6 jours d’accompagnement sur 6 - 8 mois pour 12 – 24 bénéficiaires ; le nombre de jours et la durée de l’accompagnement seront revus avec le prestataire).

Budget :

Le montant global estimé pour cette mission sera proposé par le prestataire. Le budget devra mettre en évidence :

  • Pour l’accompagnement individuel : le tarif journalier par bénéficiaire
  • Pour les ateliers thématiques :

  • Le montant forfaitaire par atelier

  • Les frais de déplacement éventuels

Date de démarrage :
Octobre 2021

5. Traitement des offres

Profil du prestataire :

  • Expertise en gestion des risques naturels au sein des entreprises
  • Solide connaissance du contexte caribéen (et de préférence des 3 territoires d’intervention)
  • Expérience d’accompagnement de petites et très petites entreprises
  • Expérience en facilitation d’ateliers
  • Maîtrise de l’anglais et du français écrit et oral
  • Une connaissance du Mouvement Croix-Rouge Croissant-Rouge est un atout supplémentaire Critères d'évaluation des offres :

  • Expérience et formation professionnelle du ou des consultants

  • Adéquation entre la proposition technique et les termes de référence

  • Méthodologie de travail

  • Disponibilité

  • Offre financière

Clauses administratives :

Le prestataire doit apporter la preuve au moment de la soumission de la régularité de son activité

économique (documents fiscaux, immatriculation, inscription comme travailleur indépendant – en fonction du pays de référence où il est établi)

  • Le prestataire doit seul fournir les moyens nécessaires à l’accomplissement de sa mission qu’ils soient matériels ou humains (billets d’avion, ordinateur, assurances)
  • Le prestataire peut déléguer une partie de la mission au sein de son équipe ou au collaborateur de son choix mais il demeure la seule autorité hiérarchique et disciplinaire concernant ses salariés

6. Offre et dates limites de soumission

Le prestataire devra envoyer son offre incluant :

  • Une proposition technique comprenant la méthodologie et quelques éléments du contenu de l’accompagnement individuel et des ateliers collectifs, ainsi qu’un chronogramme d’intervention
  • Une proposition financière incluant un bordereau des prix unitaires
  • Un CV détaillé du ou des consultants de l’équipe
  • La liste des références techniques pertinentes avec les contacts mettant en valeur les missions similaires précédentes (dont des références anglophones)

L’offre doit être envoyée avec la mention "PF229_0149 - Expert(e) BPI" d’ici l**e 16 août 2021** à l’adresse
suivante :
Iuliia Kovalenko
Chargée de préparation des entreprises aux catastrophes
iuliia.kovalenko@croix-rouge.fr
En CC : kevin.toudic@croix-rouge.fr
Et : melanie.peningue@croix-rouge.fr
Les prestataires présélectionnés seront invités à un entretien qui aura lieu fin août – début septembre.

How to apply

We invite companies wishing to bid to submit their technical & financial offer before August 16, 2021 – 4pm – Pointe-à-Pitre time by email with the mention "PF229_0149 - Expert(e) BPI":

Iuliia Kovalenko
Chargée d’activité Préparation des entreprises aux catastrophes
iuliia.kovalenko@croix-rouge.fr
cc : kevin.toudic@croix-rouge.fr
cc : melanie.peningue@croix-rouge.fr