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Mission de paramétrage et mise en place du logiciel SAGA – siège + terrain

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I. Qui nous sommes

La Chaîne de Espoir (la CDE) est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Nous intervenons dans 27 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

  • Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
  • Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
  • Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
  • Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

II. Contexte et motif de la mission

a) Contexte et motif de la mission

Dans le cadre de notre développement à la fois en matière de projets et de financements institutionnels, afin de répondre aux besoins de gestion financière et comptable des missions, la mise en place d’un logiciel de suivi budgétaire et de comptabilité simple est aujourd’hui un incontournable.

III. La mission

a) Objectifs de la mission

La Chaîne de l'Espoir souhaite faire réaliser une mission de paramétrage et mise en place du logiciel SAGA et assurer la formation et prise en main du logiciel par les utilisateurs.

Il s’agira de :

  • Collecter et produire les bases de données des paramètres généraux et paramètres missions

  • Paramétrer le logiciel SAGA avec les données collectées

  • Paramétrer le logiciel avec les budgets 2021

  • Importer les écritures comptables depuis le 01 janvier 2021, identifier les erreurs de paramétrages et de codifications et proposer les corrections

  • Installer et mise à jour du logiciel sur site

  • Aide à la prise en main du logiciel et formation des équipes utilisateurs siège et terrain

  • Initiation et suivi des 1er envois et réceptions de fichiers, assurer le contrôle, identifier les erreurs et proposer les corrections adaptées.

  • Assurer les clôtures comptables de fin de mois

  • Formation des équipes siège et terrain au logiciel

La mise en place de l’outil SAGA a pour objectif de remplacer les cashbooks excel que le terrain remonte au siège, et d’assurer ainsi une saisie de données et un reporting plus sécurisé, plus complet et plus fiable. Il sera interfacé avec le logiciel comptable siège (DV-compta).

b) Périmètre de la mission

Périmètre géographique de la mission : siège à Paris, pour le paramétrage et la formation des équipes siège, et dans le pays d’intervention pour l’installation du logiciel sur le terrain et la formation des équipes terrain.

c) Durée

Le nombre de jours estimés pour la réalisation de l’action est entre 40 et 60 jours, à compter de début juillet 2021.

d) Suivi de la mission :

Le consultant sélectionné pour la conduite de la mission sera sous la responsabilité de Sonia RICCI, Directrice Administrative et Financière, au sein de la CDE avec qui des réunions hebdomadaires de suivi de mission seront organisées, et en lien et collaboration avec les différents services du siège, ainsi que les bureaux de représentation sur le terrain (Togo (à réinstaller), Burkina Faso, Mali, Madagascar, Irak, Jordanie, Liban).

e) Livrables de la mission

Les livrables seront produits tout au long de la mission.

  • Base de données des paramètres généraux :

o Devises

o Pays

o Plan comptable

o Sections

o Financeurs

o Fonctions

o Activités

o Contextes

o Fonctions

o Questions

  • Base de données des paramètres missions :

o Exercice budgétaire

o Projets

o Budgets

o Donateurs

o Contrats de financements

o Personnels expatriés

o Personnels Nationaux

o Fournisseurs

o Taux de change

o Journaux

  • Garantir la mise en place et bon fonctionnement du logiciel sur site

o Ouverture des périodes et des journaux

  • Assurer l’envoi et réception de fichiers de fin de mois à la fois sur site et au siège

  • Assurer les clôtures comptables mensuelles (clôture provisoire, définitive)

  • Initiation à la clôture comptable annuelle

  • Initiation à la clôture d’un contrat de financement

IV. Profil de l’expertise recherchée

· Maîtrise de l’outil SAGA

· Expérience significative dans le milieu de l’aide humanitaire de préférence en ONG et basé sur le terrain

· Expérience confirmée en contrôle de gestion

· Bonne connaissance des principes et procédures de bonne gestion exigés par des bailleurs institutionnels (ECHO, AFD, CDCS)

· Bonne maîtrise de l’anglais

· Rigoureux et organisé

· Force de proposition et autonome

· Bonnes qualités relationnelles et d’écoute

· Capable d’évoluer dans un environnement multiculturel

How to apply

OFFRE TECHNIQUE ET FINANCIERE

Le contrat de consultance sera conclu entre le consultant et la Chaîne de l’Espoir.

Le consultant proposera une offre technique de 5 pages maximum qui devra comprendre :

· Sa présentation, les références liées à ce type de mission, son CV ;

· Une brève note méthodologique présentant des pistes d’approche, les supports envisagés pour la réalisation de la mission et les moyens nécessaires à la bonne réalisation de celle-ci ;

· Une offre financière.

Les offres seront analysées par un comité d’évaluation selon les critères ci-dessous :

· Critères d’exclusion : offre non conforme, non complète ou hors délai ;

· Critères de qualification du consultant : selon expériences et références ;

· Critères d’attribution : l’attribution se fera à l’offre la mieux-disante, le poids de la qualité technique de l’offre étant prépondérant par rapport au prix.

Les offres doivent être adressées avant le 25 juin 2021 à 18h GMT à jcouedraogo@chainedelespoir.org avec pour objet : « Mission de paramétrage et mise en place du logiciel SAGA ».