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ACHIEVE Burundi Organizational Capacity Consultant

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At the heart of Pact is the promise of a better tomorrow. A nonprofit international development organization founded in 1971, Pact works on the ground in nearly 40 countries to improve the lives of those who are challenged by poverty and marginalization. We serve these communities because we envision a world where everyone owns their future. To do this, we build systemic solutions in partnership with local organizations, businesses, and governments that create sustainable and resilient communities where those we serve are heard, capable, and vibrant. Pact is a recognized global leader in international development. Our staff have a range of expertise in areas including public health, capacity development, governance and civil society, natural resource management, poverty, fragile states, monitoring and evaluation, small-scale and artisanal mining, microfinance and more. This expertise is combined in Pact’s unique integrated approach, which focuses on systemic changes needed to improve people’s lives.

Department

Programs - Pact strives for a world where all people are heard, capable, and vibrant. The Programs Team helps realize this objective by bridging program management, technical support, and business development, enabling Pact to achieve its global strategy. We ensure program excellence through continuous learning, monitoring and evaluation and provide organizational and industry-wide thought leadership by leveraging a complementary set of cross-functional, multi-disciplinary skills, expertise, and experiences. The Programs team: influences progressive change through the development and implementation of global and regional strategies and business plans; supports advancement of innovative solutions; pursues new business opportunities; and drives effective internal and external engagement to maximize Pact’s impact across the globe. Across all aspects of its role, the Programs Department adheres to and promotes a culture of inclusion, accountability, and respect.

Position Overview

Adolescents and Children HIV Incidence Reduction, Empowerment, and Virus Elimination (ACHIEVE) is a five-year, USAID-funded global cooperative agreement, which helps priority PEPFAR countries achieve and maintain HIV epidemic control among pregnant and breastfeeding women, infants, children, and youth. The two objectives of the project are to:

1) Attain and sustain HIV epidemic control among at-risk and hard to reach pregnant and breastfeeding (PBF) women, infants, children, and youth, as well as to mitigate the impact of HIV/AIDS and prevent HIV transmission among these populations; and

2) Support the transition of prime funding and implementation to capable local partners in order to meet the PEPFAR goal of 70% of funding to local partners.

In Burundi, ACHIEVE supports funding to local partners to implement OVC programs targeting adolescent girls and boys, as well as young women, along with capacity development support for local partners to prepare to serve as prime implementers of USAID PEPFAR-funded projects. The program is currently supporting two local prime implementing partners (IPs) in the implementing of two projects, Wiziyire and Gir’Iteka. The two local IPs are the Conseil Pour l’Education et le Développement (COPED) and Burundian branch of the International organization, Society for Women Against AIDS in Africa (SWAA Burundi).

COPED is a Burundian non-profit organization which on received a three-year award (2020-2022) from USAID to implement the Wiyizire project to support OVC service delivery in at least five provinces. COPED is leading and implementing the WIYIZIRE consortium together with other local organizations which are FVS, IADH and RNJ+.

SWAA Burundian non-profit organization which received a three-year award from USAID (2020-2022) to implement the Gir’Iteka project to improve the integration of gender-based violence (GBV)prevention and response into the HIV clinical cascade to accelerate progress towards control of the HIV epidemic and, more specifically, to address GBV, a key structural driver of the HIV epidemic.

ACHIEVE is seeking a skilled international or regional consultant to provide a technical support to COPED and SWAA. The two objectives of the consultant’s assignment are the following:

  • Enable COPED and SWAA to increase its technical capacities to lead and manage the Wiyizire and Gir’Iteka Projects, respectively in respect of USAID compliances.
  • Strengthen the organizational development of COPED and SWAA to be competitive for diversified funding opportunities of USAID or other Donors.

The technical support could be provided through capacity needs assessment, trainings, coaching and mentoring to implement gained skills from the trainings, assistance to develop or update the organizational strategies. The consultant will be responsible for providing ongoing, in-person and remote technical assistance and guidance to develop the capacity for COPED and SWAA to support the implementation of Wiyizire amd Gir’Iteka project, respectively, in line with USAID and PEPFAR requirements, standards and to enable COPED and SWAA to be competitive and eligible for diversified opportunities. The support will be provided on site or remotely depending on COVID_19 updated situation.

The period of performance is up to 90 days, an overage of 10 days per month starting on January 4, 2021 to September 30, 2021.

He/She will report to the ACHIEVE Capacity Development Manager, based in Bujumbura, Burundi, and with support from the ACHIEVE Country Programs Manager and Director of Country Program, both based in the USA. Whenever providing onsite support, the consultant will alternate between COPED or SWAA offices.

Le Programme Adolescents and Children HIV Incidence Reduction, Empowerment, and Virus Elimination (ACHIEVE) est un accord de collaboration internationale de 5 ans (2019-2024) finance par l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID). ACHIEVE-qui se traduit en Français par “Diminution de l’Incidence du VIH, Suppression Virale et Autonomisation pour les Adolescents et des Enfants” soutient les pays priorisés par le Plan présidentiel américain d’aide d’urgence à la lutte contre le sida (PEPFAR) afin qu’ils puissent atteindre et maintenir un niveau de contrôle épidémique du VIH parmi les groupes suivants : les femmes enceintes et allaitantes, les nourrissons, les enfants et les jeunes. Les deux objectifs de ce programme sont :

1) D’atteindre et maintenir un niveau de contrôle épidémique du VIH parmi les bénéficiaires risque et difficiles à atteindre et qui font partie des groupes suivants : les femmes enceintes et allaitantes, les nourrissons, les enfants et les jeunes ; ainsi que limiter l’impact du VIH/SIDA et prévenir la transmission du virus parmi ses groupes; et

2) De soutenir la transition vers un modèle de développement où des partenaires locaux compétents recevraient directement des subventions majeures de PEPFAR afin que le bailleur puisse atteindre l’objectif qu’il s’est fixé celui d’octroyer 70% du montant total de ses subventions directement aux partenaires locaux.

Au Burundi, ACHIEVE soutient le financement de subventions au profit des partenaires locaux afin qu’ils puissent mettre en œuvre des programmes ciblant les orphelins ou enfant rendus vulnérables d’une façon d’une autre par le VIH (OEV) et mettant l’accent sur les jeunes adolescents/adolescentes. ACHIEVE apporte aussi un soutien en renforcement des capacités à deux partenaires locaux afin de les préparer à recevoir directement des subventions d’USAID /PEPFAR et mettre en œuvre les projets en cours d’exécution (Wiziyire et Gir’Iteka) dans le respect des règles et procédures de USAID et des projets qu’ils pourraient gagner dans le futur avec le même bailleur. Les deux partenaires locaux sont : Le Conseil Pour l’Education et le Développement (COPED) et la branche burundaise de Society for Women Against AIDS in Africa (SWAA Burundi).

COPED est une organisation non-gouvernementale (ONG) burundaise qui dirige un consortium d’ONGs locales responsable de la mise en œuvre du Wiziyire, un projet de trois ans (2020-2022) financé par USAID et dont l’objectif principal est la prestation de services des OEV dans au moins 5 provinces du pays. Les trois autres ONGs qui font partie du consortium dirigé par COPED sont FVS, IADH et RNJ+.

SWAA Burundi est une ONG burundaise responsable de la mise en oeuvre de Gir’Iteka, un projet de trois ans financé par USAID. Son objectif est de renforcer l’intégration de Violence Basée sur le Genre (VBG) dans la prévention et la réponse au VIH à travers l’atteinte des objectifs de l’accélération de la riposte 95-95-95 et le système de référence communautaire pour un accès aux services complets par les survivants des VBG.

ACHIEVE recherche un consultant international ou régional qualifié qui sera en mesure de fournir un soutien technique à COPED et SWAA. Il/Elle aura les objectifs suivants :

  • Développer les capacités techniques de COPED et SWAA afin d’habiliter ces deux ONGs à mener et gérer la mise en œuvre de leurs projets respectifs financés par USAID à savoir Wiziyire et Gir’Iteka, en conformité avec les exigences contractuelles du bailleur ;
  • Renforcer la capacité organisationnelle de COPED et SWAA afin d’augmenter leur niveau de compétitivité lors de la recherche de subventions en leur permettant de diversifier leurs sources de financement auprès des bailleurs y compris USAID

Le/La Consultant(e) apportera un appui technique continu sous la forme d’une évaluation des besoins en capacités, de formations, de réunions de coaching et de mentorat pour pratiquer les compétences acquises lors des formations ainsi que le développement et la mise à jour des stratégies de développement des capacités organisationnelles. Selon l’évolution de la pandémie du Covid-19, le/la Consultant(e) apportera son soutien aux deux ONGs soit sur place dans leurs locaux respectifs, soit à distance.

La durée de cette mission peut aller jusqu’à 90 jours non consécutifs, pour une moyenne de 10 jours par mois, à partager entre SWAA et COPED. La mission débutera de préférence le 4 Janvier 2021 et s’achèvera le 30 Septembre 2021.

Le/La Consultante sera supervisée par la Responsable en Renforcement des Capacités du Projet ACHIEVE/Burundi, basée à Bujumbura avec le soutien de la Chargée de Programme Pays et la Directrice de Programme Pays d’ACHIEVE, basées aux Etats-Unis. Lorsqu’il/elle sera sur le terrain pour apporter un appui en personne, le/la Consultant(e) alternera entre les bureaux de COPED et ceux de la SWAA.

Key Responsibilities

Technical support to align Wiyizire and Gir’Iteka implementation with USAID rules and regulations

The consultant will perform the following tasks:

Task 1: Conduct a separate kick–off meeting with ACHIEVE and COPED on one hand, and ACHIEVE and SWAA on the other hand, to have a harmonized understanding of the consultancy’s assignment and agree on the consultancy timeline.

Task 2: Conduct an inception analysis to update the organizational capacity components of COPED and SWAA respective Capacity Action Plan (CAP). The inception analysis will include a key informant interviews and/or focus group discussions with selected stakeholders (ex. ACHIEVE, Wiziyire and Gir’Iteka sub-partners, USAID) and a desk review of COPED and SWAA respective capacity assessment report and action plan and relevant supporting documentation.

Task 3: Develop an Inception Analysis report and set of recommendations for each organization, which will be shared with ACHIEVE, COPED and SWAA in writing and during a respective de-briefing meeting. The report for each organization will identify capacity development priorities related to compliance with USAID rules and regulations.

Task 4: Provide training(s) respective to each organization (COPED and SWAA) and their sub-partner staff on issues relevant to USAID compliance that were identified under Task 3.

Task 5: Develop a sub grants management manual for COPED and for SWAA and train the COPED/Wiyizire staff and SWAA/Gir’Iteka staff on that manual. The manual will be developed based on a review of current subgrants management tools and resources being used by COPED and SWAA.

Task 6. Provide coaching and mentoring to enhance Wiyizire and Gir’Iteka respective team to apply the outcomes of the trainings.

Organizational development support

Task 7: Review and update COPED and SWAA respective CAP taking into consideration the organizational capacity priorities of COPED and SWAA and outcomes of the inception analysis developed by the consultant during Task 3.

Task 8: Develop and/or update COPED and SWAA respective resource mobilization strategy and train their staff on their respective strategy.

Task 9: Provide technical assistance to develop tools and resources that will be used for resource mobilization, for enhancing the respective visibility of COPED and SWAA and sharing their results. This will include providing COPED and SWAA with referrals to resource mobilization tools and resources that can be used to implement the strategy.

Task 10: Provide technical assistance to COPED and SWAA to design their respective HR professional development plan and provide coaching and tools to improve its implementation.

Task 11: Provide coaching and mentoring for both COPED and SWAA in the implementation of the resource mobilization strategy and the HR professional development plan.

Cross cutting issues

Task 12. Evaluate progress COPED and SWAA progress on USAID compliance matters and Capacity Development using the Organizational Performance Index (OPI) tool developed by Pact. OPI supports measurement of change in organizational performance and clarifies the link between capacity development inputs and community level impact. The OPI captures an organization’s performance across four domains: effectiveness, efficiency, relevance, and sustainability. The goal of the OPI will be to inform USAID about additional capacity development needs for COPED/Wiyizire and SWAA/Gir’Iteka.

Assistance technique dans la mise en œuvre des projets Wiyizire et Gir’Iteka en conformité avec les règles et procédures d’USAID

Le/La Consultante aura la charge de remplir les taches suivantes :

Tâche #1: Tenir une réunion de prise de contact avec SWAA et COPED avec la facilitation de ACHIEVE afin de s’assurer que les parties prenantes ont une compréhension commune et harmonisée des objectifs, du déroulement et de l’échéancier de la mission.

Tâche #2: Elaborer un plan d’accompagnement de chaque partenaire et faire une analyse préliminaire des composantes de capacité organisationnelle de COPED et de SWAA afin de mettre à jour leurs Plans d’Action en Capacités. Dans le cadre de cette analyse préliminaire, le consultant organisera des entrevues d’intervenants-clé et/ou des discussions en groupe (aussi appelées Focus Group Discussion [FGD]) auxquelles participeront les parties prenantes des staff clés de SWAA et COPED (y compris ceux de Gir’Iteka pour la SWAA et WIYIZIRE pour COPED) et procèdera à une analyse documentaire des rapports d’évaluation des capacités de COPED et de SWAA, des audits et leurs Plans d’Actions en capacité et d’autre documents pertinents.

Tâche #3: Rédiger un rapport d’analyse préliminaire et une liste de recommandations pour chaque ONG, qui seront partagées avec ACHIEVE et l’ONG concernée par email et lors d’une session de debriefing. Le rapport présentera les besoins en développement des capacités prioritaires de chaque ONG en lien avec le respect des règles et procédures d’USAID.

Tâche #4: Organiser une formation sur la conformité aux exigences contractuelles d’USAID pour chaque ONG (COPED et SWAA) et ses sous-récipiendaires actifs dans la mise en œuvre des projets Wiyizire et Gir’Iteka. Les formations seront organisées sur des sujets identifiés et mentionnés dans le rapport de l’analyse préliminaire.

Tâche #5: Développer un manuel de gestion des organisations sous-récipiendaires pour COPED et pur SWAA et organiser une formation du personnel de chaque ONG sur l’utilisation de leur manuel dans leurs bureaux respectifs. Ce manuel sera développé à l’aide de la revue des ressources et outils de gestion des organisations sous-récipiendaires actuellement utilisés par COPED et SWAA.

Tâche # 6: Encadrer (coach) et guider (mentor) le personnel de COPED et SWAA impliqué dans la mise en œuvre des projets Wiziyire et Gir’Iteka afin qu’ils puissent rapidement et efficacement mettre en application les acquis des formations reçues.

Assistance en Développement des Capacités Organisationnelles

Tâche # 7. Examiner et mettre à jour le Plan d’Action en Capacité de chaque ONG en prenant compte du rapport d’analyse préliminaire rédigé par le consultant lors de la Tache 3.

Tâche # 8: Développer et/ou mettre à jour la stratégie de mobilisation des ressources de COPED et de SWAA et former leur personnel sur la nouvelle stratégie en question.

Tâche # 9: Fournir une assistance technique dans le développement d’outils et de ressources qui serviront à la mise en œuvre de la stratégie en mobilisation des ressources développée dans le cadre de la Tache 8. Ces outils et ces ressources devront aussi permettre à COPED et SWAA d’augmenter leur visibilité respective, y compris celle des résultats obtenus dans le cadre des projets qu’elles ont mis/mettent en œuvre, chacune de son côté. De plus, le consultant devra également orienter les deux ONGs vers des outils et ressources existants.

Tâche # 10: Fournir une assistance technique à COPED et SWAA dans le développement d’un plan de perfectionnement professionnel dans le cadre de leur politique respective de gestion de ressources humaines. Ce plan aura pour but de maximiser la performance de leur personnel. Le consultant devra aussi encadrer le personnel et leur fournir les outils adéquats pour la mise en œuvre et le suivi de ce plan de perfectionnement professionnel.

Tâche # 11: Encadrer et guider le personnel de COPED et SWAA dans la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources et du plan de perfectionnement professionnel des Ressources Humaines.

Tâche Transversale

Tâche # 12: Evaluer le progrès réalisé par chaque ONG dans leur mise en conformité aux exigences contractuelles d’USAID et leur développement organisationnel en utilisant l’Indexe De Performance Organisationnel (IPO) développé par Pact. Cet outil permet de mesurer le développement des capacités organisationnelles d’une entité quelconque. IPO considère les performances d’une organisation de manière globale en suivant sa performance dans de nombreux domaines de travail, à travers des caractéristiques à court-terme comme l’Efficacité et la Rentabilité et ceux à long-terme comme la Pertinence et la Pérennité. Le but de cette évaluation est d’informer USAID des besoins éventuels supplémentaires de COPED et SWAA dans le cadre du développement de leurs capacités.

Basic Requirements

  • Bachelor's degree with four years of professional experience OR a Master's degree and two years of professional experience in organizational capacity development and project management
  • Proven experience (four years and more) in the management and implementation of programs / projects funded by the United States Government (USAID, Centers for Disease Control and Prevention, etc.)
  • Bilingual in French and English languages ​​required (written, spoken, and reading)
  • Strong writing and oral presentation skills in English AND French
  • Proven experience (four years and more) in technical capacity building in HIV / AIDS
  • Demonstrated ability to establish and maintain interpersonal and professional relationships with the local USAID mission, implementing partners and members of civil society (including local nongovernmental organizations)
  • Proven experience (four years and over) in at least two of the following areas: public health and health system strengthening (including health service delivery), child protection and welfare, systems strengthening, strengthening of technical and organizational capacities, economic strengthening, improvement of the quality of health services and the development of public policies in health and social services
  • Proven experience (of four years and more) in drafting the following types of documents: operational procedures and internal regulations of non-governmental organizations with an emphasis on compliance with the contractual requirements of the US funder, management manuals, materials training, capacity action plans, financial/resource mobilization strategies, development/professional development plans

  • Diplôme de License avec quatre ans d’expérience professionnelle OU un Diplôme de Master et deux ans d'expérience professionnelle en développement des capacités organisationnelles et gestion de projets

  • Expérience éprouvée (de quatre ans et plus) dans la gestion et la mise en œuvre de programmes/projects financés par le Gouvernement Américain (Agence Américaine pour le Financement Américain/USAID, Les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies/CDC,…)

  • Niveau bilingue en langues Francaise et Anglaise requis (ecrit, parle, et lu)

  • Fortes compétences en rédaction et en présentation orale en langue Anglaise ET Française
  • Expérience éprouvée (de quatre ans et plus) dans le renforcement des capacités techniques en matière de VIH/sida
  • Capacité démontrée à établir et maintenir des relations interpersonnelles et professionnelles avec la mission locale de l'USAID, les partenaires de mise en œuvre et les membres de la société civile (y compris les organisations non gouvernementales locales)
  • Expérience éprouvée (de quatre ans et plus) dans au moins deux domaines suivantes: la sante publique et le renforcement du système sanitaire (y compris la prestation de service de sante), la protection et de bien-être de l'enfance, le renforcement des systèmes, le renforcement des capacités techniques et organisationnelles, le renforcement économique, l'amélioration de la qualité des services de santé et l'élaboration de politiques publiques en santé et services sociaux.
  • Experience eprouvee(de quatre ans et plus) dans la redaction des types de documents suivants: procedures operationnelles et reglements interieurs des organisations non gouvernementales avec l’accent mis sur la conformité aux exigences contractuelles du bailleur de fonds americain, manuels de gestion, materiels de formation, plans d’action en capacites, strategies de mobilisation financiere/des ressources, plans de developpement/perfectionnement professionnel

Pact is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity or expression, marital status, disability, genetic information, age, citizenship status, genetic information, matriculation, family responsibilities, personal appearance, credit information, tobacco use (except in the workplace), membership in an employee organization, or other protected classifications or non-merit factors.

How to apply

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