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Job
from International Rescue Committee
Closing date: 13 Dec 2019

Presentation de l'IRC

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés à travers le monde entier. L'IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d'assainissement, d'abris, de réhabilitation et d'éducation. L'IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’à l’Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l'autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d'urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les refugies.

L'IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l'afflux de réfugiés du Darfour vers l'est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d'Ouré Cassoni. L'assistance aux réfugiés soudanais s'est maintenant étendue à la gestion de dix camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement.

En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l'insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L'IRC travaille actuellement dans trois districts de santé, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.

En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram L' IRC met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, de nutrition ainsi que la protection et la réponse aux Violences Basées sur le Genre.

L’IRC Tchad s'engage dans son plan d'action stratégique 2015-2020 à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en santé, nutrition et protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L’IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle des domaines clés afin que les actions de l'IRC s'intègrent dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.

Responsabilités et attributions

Achats

  • S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures de IRC et code de conduite en la matière ;
  • Ne Négocier les achats avec un grand nombre de marchands de telle sorte de bénéficier constamment les meilleurs prix et la bonne qualité.
  • S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et département demandeur de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons.
  • Veiller à ce que les acheteurs associent les programmes et département dans l’analyse et dans la réception de leurs commandes.
  • S’assurer de la bonne qualité des matériels, équipements et autres fournitures livrés ainsi que leur conformité aux demandes et autres documents d’achat (PR, BID, PO ...) avant de les soumettre au magasinier pour être réceptionnés ;
  • Travailler avec les programmes et départements et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
  • S’assurer que le procurement travaille pour accepter les PR (PR (purchase Request) dans le système de BVA qui est en ligne et qu’il mette chaque fois à jour le statut de chaque PR.
  • Suivre les payements avec la finance pour s’assurer que le fournisseur soit payé à temps.
  • Coordonner avec Ndjamena les achats du site et s’assurer qu’ils sont traités et livrés à temps et avec diligence pour le bon fonctionnement du bureau et des activités.
  • Maintenir un système de classement des dossiers achats et des fournisseurs du site pour faciliter les audits
  • La coordination et la gestion à distance sont suffisantes en ravitaillement des équipements du bureau.
  • La procédure de rapport de ravitaillement est mise à jour et envoyé chaque semaine au coordinateur du terrain.
  • Garantir la mise à jour de la liste de fournisseurs présélectionnés

Gestion des stocks /réception et expédition des articles

  • Veiller à ce que la réception, inspection des articles pendant l’enregistrement et l’expédition des biens qui entrent et sortent du stock suivent la méthode FIFO, avec le strict respect des procédures et documents dûment approuvés par les personnes autorisées conformément aux règles en vigueur à l’IRC.
  • Veiller à ce qu’il ait une mise à jour quotidienne de tous les mouvements des stocks dans la base de données du site et que tous les documents de réception et d’expédition est conformes aux procédures en place à IRC
  • Avant toute réception des biens livrés par les fournisseurs, s’assurer de leur conformité par rapport qualité/prix et à la quantité en commun accord avec le programme ou département demandeur
  • Communiquer efficacement avec les gestionnaires des stocks ordinaires/pharmacies sur les sites lors des mouvements de transactions intersites.
  • Assurer un stockage soigneux des biens selon les standards de l’IRC en vigueur. Veiller à la dégradation des produits dont le stockage est délicat, veiller aux dates de péremption des produits stockés et proposer des solutions à la supervision.
  • Avertir dans les meilleurs délais le programme/département concerné, le risque de rupture de stock des produits consommables sur base des stocks minimum préconisés
  • S’assurer des conditions optimales de sécurité des biens dans les magasins
  • Rendre systématique les inventaires improvisés et le comptage de 20% tel que recommandé par les SOPs et partager la situation avec la supervision.
  • Evaluer les besoins en manutention pour le chargement et le déchargement des biens, assurer la gestion du travail des manutentionnaires et faciliter leur paiement.
  • Maintenir le classement physique et électronique à jour de tous les documents relatifs à la gestion des stocks et des consommables bureautiques

Gestion des Assets

  • Assurer un enregistrement systématique dans la base de données du site et dans les Asset registres tous les Assets d’IRC et leur étiquetage.
  • Assurer le suivi des mouvements des Assets IRC au niveau su site et leur mise à jour dans la base de données en collaboration avec les gestionnaires des stock/asset de terrain
  • S’assurer de la présence dans les archives de la documentation d’affectation individuelle des assets, celle de tout mouvement d’un Asset entre les employés, entre les bureaux et entre les sites,
  • Mettre en place un disposal plan selon les politiques en place à IRC pour chaque Asset et le maintenir à jour pour faciliter la prise des décisions des opérations pour le remplacement des assets.
  • Proposer, établir et faire approuver les documents de disposition des Assets par les personnes habilitées de l’IRC
  • Archiver les rapports sur les incidents qui touchent les assets pour bien documenter le contenu de la colonne observation de la base des données des Assets
  • Participer à l’Inventaire physique de Assets IRC au niveau du site et s’assurer que les politiques y relatives sont suivies pat tout le monde
  • Maintenir le classement (physique et électronique) des stocks et assets.

Gestion des flottes (transport)

  • Assurer des procédures efficaces pour la livraison des marchandises et des fournitures ;
  • Justifier le transport de toutes les marchandises ;
  • Superviser la gestion du transport des flottes et des chauffeurs. Se rassurer qu’ils soient proprement entrainés pour leur permettre d’accomplir leurs taches ;
  • Assurer des rapports de maintenance appropriés de la flotte du site ;
  • Programmer la maintenance préventive régulière et opportune de tous les véhicules et les générateurs du site;
  • Préparer les rapports mensuels relatifs à l’utilisation du carburant les dépenses pour la maintenance et le kilométrage par véhicule à réviser par le coordonnateur de terrain et coordinatrice sypply chain
  • Maintenir les rapports / les autorisations d’octroi du carburant ;
  • Tous les véhicules de IRC et de location sont bien gardés comme prévu et convenablement conduits selon le standard de IRC ;
  • Toute la planification d’utilisation des véhicules de IRC se fait dans la transparence et d’une manière rationnelle ;
  • Les rapports mensuels sont produits au Coordinateur du terrain/Coordinatrice Supply chain pour l’usage du carburant, kilométrage, réparation et coût de maintenance par véhicule.
  • Les contrats de location des véhicules et pour la révision sont faits à temps et autoriser par le coordinateur de terrain
  • Les véhicules IRC sont équipés des moyens de communication, des kits utiles, kits de premier secours et autres pièces d’urgences nécessaires.

Ressources humaines

  • Capacité de construire, diriger et motiver l’équipe de Supply Chain du site, se rassurer que chacun membre de l’équipe travaille avec des objectifs claires et reçoive un feedback significatifs sur sa performance
  • Recevoir et orienter les nouveaux staffs de supply chain du site selon les procédures d’orientations de IRC ;
  • Elaborer un plan de développement du personnel. Se rassurer que votre personnel comprenne parfaitement les descriptions de ses taches et qu’il est tenu pour responsable de sa fonction
  • Se rassurer que tout le personnel a reçu une formation dont il a besoin pour bien accomplir ses taches. Fixer les objectifs et tenir des rencontres régulières avec lui pour évaluer le progrès
  • Superviser et gérer l’équipe charger des achats, les magasiniers, et le personnel de transport ;
  • Identifier les lacunes en personnel et/ou en compétences du site et veiller à ce que ces lacunes/besoins soient satisfaits, soutenir le recrutement de tous les membres du personnel de la chaîne d'approvisionnement du site et superviser le département au quotidien
  • Apporter un feedback à travers des évaluations de performances régulières de l’équipe de supply chain de son site
  • Recommander au coordonnateur du terrain en collaboration avec la coordinatrice de supply chain, les niveaux du personnel de département de Supply chain

Rapportage

  • Produire et transmettre les rapports mensuels revus du site (rapport consommation carburant, rapport stock et assets, rapport maintenance véhicules, rapport achats etc, à Ndjamena à Ndjamena au plus tard le 3ème jour du mois suivant
  • Se rassurer que les marchandises ou les inventaires sont bien sécurisés et justifiés à tout moment ;
  • Se rassurer que les cartes les registres de stockage et les grands livres du magasin sont mis à jour quotidiennement ;
  • Etablir et maintenir un système de sauvegarde de stock efficace ;
  • Etablir un point de relance de commande du stock ou inventaire pour tous les articles et surtout les articles critiques ;
  • Maintenir le système d’observation des fournitures et de la maintenance ;
  • Conduire trimestriellement l’inventaire du stock.

Principales relations de travail

  • Superviseur direct : Field coordinator
  • Superviseur Technique : Coordinateur Supply Chain.
  • Internes : Equipe de Finance, Logistique, Programme et Ressources Humaines, les fournisseurs, les bailleurs, Partenaires.
  • Externes : Les fournisseurs, les bailleurs, Partenaires, les UN et autres ONG partenaires.

Qualifications

  • Avoir au minimum un diplôme de Licence en Logistique, Administration, Organisation des Entreprises ou Finance & Comptabilité
  • Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle de travail dans les domaines similaires avec les ONG internationales ou agences des Nations Unies
  • Etre capable de travailler en situation de stress tout en respectant les règles et procédures d’IRC
  • Avoir une bonne habilité à communiquer et à travailler dans un milieu multiculturel
  • Etre honnête et de bonne moralité et capable d’assurer une bonne discrétion professionnelle
  • Etre capable d’entretenir une bonne collaboration avec l’équipe
  • Une expérience de travail avec les fournisseurs au Tchad au niveau national est un atout
  • Excellente capacité rédactionnelle en Anglais est atout
  • Bonne maitrise de l’outil informatique Excel et Word

Les candidatures féminines sont très vivement encouragées.

Les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way - Standards for Professional Conduct. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et l'abus, la protection des enfants, le harcèlement contre le milieu de travail, l'intégrité fiscale et l'anti-représailles.