Assistant(e) de Direction/Executive Assistant (Poste local)

Job
from World Vision
Closing date: 20 Nov 2019

Principales responsabilités :

Sous la supervision directe du Directeur de World Vision en Centrafrique, l'Assistant(e) Direction sera chargé(e) et ne se limitera pas à :

Appui Administratif

  • Gérer l'agenda du Directeur avec rigueur, tact et diligence;
  • Assurer le Secrétariat du Directeur en général (gérer et assurer le suivi des correspondances écrites et électroniques : notes de décisions, lettres, emails aux collègues et partenaires venant du Directeur et vice versa) ;
  • Proposer des éléments de réponse aux correspondances et finaliser les documents soumis à la signature du Directeur;
  • Traiter et assurer le dispatching des courriers;
  • Elaborer et mettre à jour les répertoires contenant les contacts des Directeurs Pays, Chefs de mission, des Agences de développement, des services gouvernementaux, des bailleurs de fonds et autres partenaires ;
  • Préparer, recevoir et analyser les correspondances du Directeur et en assurer le suivi, le classement et le partage si nécessaire;

· Rédiger les correspondances courantes, memo internes, notes générales d'information, documents, les minutes et les procès-verbaux/rapports des réunions lorsque demandé y inclus les traductions le cas échéant;

  • Préparer les missions, la documentation, le paiement des avances /perdiems de voyage du Directeur et de l’équipe cadre de direction (SLT);En charge du protocole du Directeur pour les réunions avec des Hautes Personnalités et l'organisation des réceptions officielles données par lui.
  • Appuyer le bureau dans la préparation de toutes les activités liées à la Représentation World Vision en République Centrafricaine

Appui à l'organisation, au suivi des recommandations et les délais de rapportage

  • Participer dans l'organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l'élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations;

· Assurer le suivi des échéances / délais, les engagements et mesures prises et coordonner la collecte et la soumission des rapports;

· Assurer le suivi des actions planifiées;

· Coordonner et/ou de gérer avec les services administratifs pour les événements et ateliers;

· Assumer toutes autres fonctions demandées par les chefs de Département relatif à l'assistance opérationnelle.

Réunion du SLT et réunions nationales, régionales et internationaux

· Organiser les différentes réunions du Directeur au sein du bureau, y compris les réunions du Comité de Direction, et en assurer la prise de note, la circulation des comptes rendus et le suivi des recommandations;

· Réunir les informations factuelles et la documentation appropriée pour soutenir et renseigner les réunions, conférences et autres événements et les rendre accessibles aux membres du personnel concerné;

· Organiser, en collaboration avec le département des Services de Support, tout événement notamment la visite d’une autorité du siège régional, international, des organisations nationales ou d’institution partenaire.

· Finaliser les projets de discours du Directeur pour les manifestations officielles.

· Tenir à jour le plan de mission et de congé du Directeur suivant les informations reçues de lui, en tenant compte des déplacements à l’intérieur et à l’Extérieur du Pays ;

Facilitation de la gestion du système d’information et partage de connaissances

· Mettre en place un système de classement approprié devant faciliter le suivi et le contrôle, assurer la sauvegarde des documents confidentiels ; utiliser un système de classement automatisé

· Faciliter le partage d’information avec l’équipe cadre de direction, les différents départements selon les besoins;

· Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion administrative;

· Diffuser auprès du personnel et des partenaires en vue de renforcer les capacités et connaissances.

· Archiver les rapports et documents du bureau de World Vision en Centrafrique

Profil/qualification/exigences du poste:

· Avoir un diplôme supérieur en Secrétariat de Direction, Administration, gestion ou discipline apparentée. ;

· Avoir au moins cinq (5) ans d'expérience au poste d'Assistant(e) de Direction ou poste similaire de coordination ou secrétariat à un niveau senior dans une Organisation reconnue,

· Solide expérience des techniques de secrétariat, et la maîtrise des outils bureautiques,

· Expérience dans l’organisation d’ateliers et de rencontres internationaux,

· Expérience dans la gestion et la coordination des missions et déplacements,

· Expérience en matière de travail dans un environnement multi – culturel et pluridisciplinaire

· Savoir gérer les priorités et avoir de la réactivité et de proactivité.

· Aptitude à travailler avec un minimum de supervision et dans un milieu dynamique.

· Maîtrise de l'outil informatique et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et expérience dans le maniement des systèmes de gestion accessibles sur le web;

· Excellentes capacités de communication et de rédaction en français et en anglais.

How to apply:

Toute personne désireuse de postuler à ce poste pourra envoyer son dossier de candidature au plus tard le 20 Novembre 2019 à l’adresse email suivant: WVCar_Recruit@wvi.org avec comme objet : «Candidature au poste d’Assistant(e) de Direction»