Colombia - Asistente Administrativo y logístico - Bucaramanga

Job
from Solidarités International
Closing date: 20 Oct 2019

PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Solidarités International (SI) es una organización humanitaria francesa que proporciona ayuda y asistencia a las víctimas de guerras o desastres naturales. Durante más de 38 años, la asociación se enfocó en satisfacer tres necesidades vitales: agua, alimentos y vivienda.

SI, en asociación con Première Urgence International (PUI), lanzó una misión exploratoria en Colombia en enero de 2019, con un enfoque específico en los servicios de Agua, Saneamiento e Higiene (WASH) en la ruta desde Cúcuta hacia Bucaramanga , y luego más allá de Bucaramanga hacia Bogotá y Medellín.

SI ahora tiene la intención de implementar un proyecto WASH en Bucaramanga y sus alrededores, dirigido a los migrantes venezolanos que están en tránsito. Al apoyar refugios en la ruta, el proyecto intenta mejorar el acceso a servicios críticos, especialmente en lo que respecta al WASH.

DESCRIPCIÓN DE LA POSICIÓN

El Asistente Administrativo y de Logística apoya al Coordinador de Campo en actividades administrativas, contables, financieras y logísticas en su área asignada, de conformidad con los procedimientos de donantes y SI. Él / ella se encarga de garantizar que la política de Recursos Humanos de SI se implemente adecuadamente, la gestión de todas las operaciones logísticas y las actividades administrativas y contables a nivel de proyecto. Él / ella asiste al Coordinador de campo en la implementación de los procedimientos de seguridad, especialmente en lo que respecta a la administración y la logística. Las tareas principales incluyen:

TAREAS RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACIÓN:

Administración de tesorería / contabilidad / finanzas

  • Garantizar el mantenimiento físico y la seguridad de las cajas de efectivo

  • Garantizar la seguridad del efectivo y la confidencialidad de la información

  • Asegúrese de que las cajas de efectivo están bien abastecidas y solicite el flujo de efectivo de su base para la validación del Coordinador de campo

  • Cambie las monedas a pedido

  • Verifique los saldos de efectivo diariamente e informe cualquier discrepancia al Coordinador de campo

  • Inicie las transferencias para la validación del Coordinador de campo y monitoree las transferencias

  • Monitoree las fechas de vencimiento de los pagos de contratos

  • Realice pagos y anticipos, dentro de las pautas establecidas

  • Apoye los desembolsos y compromisos de gastos, en conformidad con los procedimientos de Solidarités International

  • Verificar, antes de registrar, que los registros se ajusten a las regulaciones y procedimientos de Solidarités International

  • Traducir documentos contables si es necesario

  • Registre la contabilidad, asigne códigos contables y asignaciones financieras

  • Prepare el cierre mensual, revisión e integridad de las cuentas para la base

  • Emitir comprobantes y archivar registros contables de acuerdo con los procedimientos internacionales de Solidarités después de una verificación final de recibos, etc.

  • Participar en auditorías o controles

Gestión administrativa del personal:

  • Organizar viajes nacionales

  • Participar en sesiones de formación administrativas del personal nuevo

  • Apoyar la gestión administrativa de la contratación y la contratación.

  • Participar en la organización de formaciones

  • Asegurar el archivo y el seguimiento de los expedientes individuales y entregar todos los documentos relativos a la vida profesional de los empleados de Solidarités International.

  • Asegurar la confidencialidad de todos los datos de Recursos Humanos

  • Asistir en la aplicación de las políticas salariales y sociales de Solidarités International.

  • Participar en el seguimiento de los contratos de trabajo en el proyecto

  • Recoger datos de pago e integrarlos en el software de gestión de recursos humanos (homere)

  • Emitir recibos de pago y supervisar el pago de salarios después de la aprobación del Coordinador de campo

  • Calcular el impuesto y crear registros de pago para las organizaciones relevantes

  • Mantener un organigrama actualizado para la base

  • Monitorear los cambios en el costo de vida

TAREAS RELACIONADAS CON LA LOGÍSTICA:

Gestión de la cadena de suministro

  • Apoyar el análisis del entorno de compras a nivel local

  • Actualizar listas de precios y bases de datos de proveedores

  • Establecer y actualizar los plazos de contratación, teniendo en tablas consideración de adquisición, líneas de tiempo de operación y del contexto y las limitaciones logísticas de procedimiento

  • Verificar solicitudes de presupuesto proceso y IOFs

  • Asegurar las adquisiciones de acuerdo con los procedimientos de compra de Solidarités International

  • Asegurar la selección de proveedores y negociar los precios, plazos y métodos de entrega

  • Preparar documentos de compra y borrador de contratos y licitación.

  • Prepare y archive archivos de compras.

  • Asegúrese de que las líneas presupuestarias relacionadas con la logística sean monitoreadas y observadas.

  • Asegure buenas relaciones con los proveedores.

  • Organice y supervise todos los aspectos logísticos y la documentación para el transporte de mercancías: facturas. s, listas de empaque, registros finales de entrega / distribución

Gestión de existencias

  • Supervisar el mantenimiento y la seguridad de los almacenes

  • Realizar comprobaciones periódicas de existencias e inventarios físicos

  • Garantizar / Supervisar el mantenimiento básico de las instalaciones (oficina y casa de huéspedes)

Gestión de flotas

  • Negociar contratos de alquiler de vehículos

  • Planificar y garantizar la ejecución de trabajos de mantenimiento en vehículos

  • Organizar el movimiento semanal de vehículos

  • Asegúrese de que una caja de herramientas y kit de emergencia están disponibles a bordo de todos los vehículos y asegurar que los conductores comprobaron que el kit siempre sea completos

  • Asegúrese de que los libros de registro de vehículos están en su lugar y se utilizan correctamente

  • Ayudar en la supervisión y consolidar el consumo de combustible y las millas recorridas para todos los vehículos

  • Evitar la apropiación indebida de combustible y piezas de repuesto

  • Monitorear los documentos administrativos para todos los vehículos

Gestión de activos

  • Instalar y asegurar activos

  • Monitorear y mantener activos a través de la declaración del parque

  • Implementar una política de renovación de activos adecuada

  • Plan y garantizar el trabajo de servicio en generadores / motobombas

  • Organizar sesiones de capacitación en el uso de medios de comunicación

Gestión Informática

  • Actualización del software antivirus

  • Proporcionar a los equipos medios adecuados para la copia de seguridad de datos

  • Asegurar el mantenimiento y el uso correcto del material informático

Gestión del equipo

  • Entrenar y apoyar a los miembros del equipo bajo su supervisión

  • Asistir en el proceso de reclutamiento

  • Asegurar el equipo planificación y supervisión de los miembros de su equipo

Informes / comunicación:

  • Participar en la supervisión de las regulaciones vigentes

  • Apoyar al Coordinador de campo en las relaciones con las autoridades administrativas locales

  • Participar en reuniones relacionadas con aspectos administrativos, representar a Solidarités International a pedido

  • Asegurarse de que los informes administrativos y logísticos se elaboran de acuerdo con los estándares internacionales de Solidarités.

  • Proporcionar toda la información relevante necesaria para redactar informes intermedios y finales.

PERFIL REQUERIDO

Diploma:

  • Diploma de una institución reconocida en uno de los siguientes campos: gestión contable, gestión financiera, cadena de suministro.

Experiencia:

  • Se prefiere un mínimo de un año de experiencia profesional previa en gestión administrativa y financiera o gestión de logística para una ONG internacional.

  • Experiencia en gestión de equipos se considera un activo.

  • Experiencia de soporte de proyectos múltiples se considera un activo.

Idiomas:

  • Español fluido (escrito , hablado y leído) es obligatorio.

  • Competencia en inglés es altamente preferida.

Informática:

  • Excelentes habilidades en software, especialmente Excel

OFERTA DE CONTRATO:

  • Enlaces jerárquicos: bajo la responsabilidad directa del Coordinador de campo. Gestión de trabajadores diarios, contratistas.

  • Contrato de servicio de 4 meses renovables si más subvenciones firmadas por la organización

  • Remuneración COP 3.205.200

How to apply:

Gracias por enviar su solicitud con un currículum, carta de presentación, copia de diplomas y certificado de trabajo, a SOLIDARITES INTERNATIONAL por correo electrónico a recruitment@solidarites-colombia.org

Fecha límite para presentación de solicitudes: 20/10/2019 Solo los candidatos preseleccionados serán contactados para la siguiente etapa del proceso de selección.