MALI- RESPONSABLE LOGISTIQUE / ADMINISTRATION (H/F) – NIONO

Job
from Solidarités International
Closing date: 12 Dec 2019

Date de prise de fonction souhaitée : 01/10/2018
Durée de la mission : 1 an
Localisation : Niono

QUE FAISONS NOUS …

Solidarités International est présente au Mali depuis 2012 suite à la crise politico-militaire. Depuis lors, elle apporte des réponses en sécurité alimentaire – en Eau, Hygiène et Assainissement (EHA) – en abris d’urgence aux populations victimes de la dégradation et la perte de leur moyens d’existences suite aux chocs successifs. En effet, le Nord du Mali fait régulièrement face à des crises diverses : pastorales et agricoles (2010, 2015, 2017-2018), climatiques (sécheresse de 2011, inondations et pluies dévastatrices de 2018), ou bien sécuritaires (2012 dans le nord avec une dégradation de la situation depuis 2015).

Solidarités International à 3 bases opérationnelles au Mali (Goundam, région de Tombouctou – Kidal, région de Kidal et Niono, région de Niono).

La mission (base) de Niono intervient auprès des populations vulnérables dans le cercle de Niono depuis avril 2018 grâce au projet financé par ECHO dans le cadre de RRM. En 2019, la mission a obtenu trois financement dont OFDA pour les activités liées à l’eau, hygiène et assainissement (EHA) à travers lequel la base SI a été ouverte officielle en novembre 2019, le renouvellement du projet ECHO dans le cadre RRM ainsi qu’un projet d’urgence RRM UNICEF pour l’appui aux personnes déplacées victimes de conflits intercommunautaires et des attaques de radicaux.

A l’échelle de la coordination nationale à Bamako, il y a :

La Directrice Pays, entourée d’une Adjointe DP et de 6 Coordinateurs dont la Coordinatrice Administrative et Financière, le Coordo/RH, le coordonnateur logistique (+2 assistants), les 2 Coordonnateurs de programmes SAME et WASH, et enfin le coordo Suivi -Evaluation/ARC. Ensuite, il y a un chargé de Communication, un IT, 2 Database pour le monitoring, des chauffeurs et gardiens.

L’organigramme de la base est composé actuellement d’un Responsable de base Log Admin, Responsable Programme EHA OFDA, Responsable programme RRM ECHO, d’un Assistant Responsable Programme RRM ECHO, de deux chefs d’équipe EHA OFDA, 1 Chef d’Equipe RRM ECHO et de 2 agents terrain EHA OFDA, 1 Assistant Admin, 1 Assistant Log, 1 Cuisinière, 1 Ménagère, 05 Gardiens et environs 5 staffs encours de recrutement.

DESCRIPTIF DU POSTE

Superviser l’ensemble des fonctions de LOG et d’ADM/FIN sur la base de Niono. Ce poste présente la difficulté d’être sous une double supervision fonctionnelle du département LOG et du département ADM/FIN et d’avoir donc des compétences solides dans deux domaines assez différents.

Gestion administrative du personnel :

  • Assurer l’accueil et l’intégration du nouveau personnel sur sa base
  • Superviser la gestion administrative du personnel sur sa base
  • S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies
  • Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires
  • Superviser le recueil des éléments permettant l’établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
  • Veiller la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits
  • Tenir à jour le pack RH de sa base (organigramme, suivi RH Nat, suiv EAP, suivi mesures disciplinaires, etc)

Trésorerie / comptabilité:**

  • Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses
  • Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds
  • Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures
  • Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité
  • Contrôler les classeurs comptables (numériques, papier) avant envoi en coordination

Suivi budgétaire / financements:**

  • Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
  • Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
  • Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes
  • Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaires
  • Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets

  • Gestion de l’approvisionnement

  • Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local

  • Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
  • Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
  • Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
  • Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI
  • S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique
  • Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats
  • Participer à la rédaction des appels d’offre
  • Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
  • Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
  • S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures Solidarités International
  • Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs

  • Gestion du parc véhicules

  • Négocier les contrats de location de véhicules

  • Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission

  • Etablir le planning des mouvements de véhicules
  • S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
  • Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
  • Responsabiliser l’équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International
  • Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
  • Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules

  • Gestion du parc équipement / télécommunication

  • Mettre à jour l’état de parc en temps réel

  • Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités
  • Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel
  • Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
  • Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication

  • Gestion et suivi du parc informatique

  • S’assurer du suivi et de l’application des règles IT dans la base

  • S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
  • Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation

  • Gestion des stocks

  • Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage

  • S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption
  • S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
  • Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
  • Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks

VOTRE PROFIL

De formation supérieure en comptabilité ou autre domaine similaire avec expérience préalable de deux ans minimum à trois ans d’expérience prouvée en RH et en gestion financière (avec un minimum de un an dans un contexte international de préférence dans des contextes d’urgence ou humanitaire). L’expérience dans des environnements sensibles (après le conflit) est une valeur ajoutée.

Compétences spécifiques et connaissance :

  • Connaissances en matière administrative, de ressources humaines et financières
  • Solides connaissances des procédures Logistiques
  • Connaissance des règles et procédures internationales Solidarités en termes de ressources humaines et de questions financières privilégiées.
  • Connaissance solide des Logiciels SAGA, HOMERE et Microsoft avec de très bonnes compétences Excel
  • L’expérience antérieure du renforcement et de la gestion des capacités des partenaires locaux est obligatoire ;
  • Connaissances sur le contexte humanitaire et les interventions ciblant des populations déplacées/retournées/réfugiées
  • Connaissances techniques sur les activités Sécurité Alimentaire et Moyens d’existence et/ou Eau Hygiène et Assainissement souhaitées mais non essentielles

Qualités :

  • Capacité de déléguer et de motiver une équipe ;
  • Fortes aptitudes interpersonnelles ;
  • Capacité de transfert de compétences très appréciée ;
  • Capacités d’anticipation et d’auto-organisation ;
  • Excellentes capacités de gestion du travail et du stress ;
  • Volonté de travailler dans des environnements complexes et volatiles.

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

Poste salarié : à partir de 1 980 euros brut par mois (1800€ + 10% de congés payés) et Per Diem mensuel de 525 euros.
SI prend également en charge les frais d’hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission.

Couverture sociale : L’expatrié(e) bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.

En cours de mission, une alternance travail – repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. La politique de break vient d’être modifiée : désormais Solidarités vous offre tous les trois mois un repos de 7 jours ouvrés ainsi qu’une allocation de 850 USD. A ces repos réguliers, Solidarités ajoute un jour de repos additionnel par mois travaillé. Ces jours ainsi que les breaks sont offerts par SI et ne sont pas décomptés des congés payés versés tous les mois avec votre salaire.

[CONDITIONS DE VIE :]

Guest/Bureau de NIONO :

Actuellement la maison et le bureau sont fusionnées mais une nouvelle maison est prévue.

Le bureau est spacieux au rez-de-chaussée et l’habitation au premier niveau. Tous les bureaux se servent de deux toilettes extérieures. Il y a également des espaces servant pour les fumeurs (Terrace)

Véhicule(s) / Déplacements :

Il existe en permanence un véhicule du support servant à la fois le bureau et la Maison. La même voiture sert pour des missions support dans les environs.

Internet :

La base est dotée d’un modem du raison ORANGE pour pourvoir la maison et le bureau en connexion internet.

Nourriture/produit de base / Restaurants à Niono / Social Life :

Un système de caisse « nourriture » est en place avec contribution automatique lors du paiement des per diem des expatriés. La cuisinière est disponible du Lundi au vendredi. Le week end (Samedi et dimanche), la cuisinière prépare un repas en grande quantité ensuite, les expatriés eux-mêmes s’en servent progressivement, dans le cas échant peuvent se rendre aux restaurants de la place à 3 min du bureau à véhicule et à pied parfois pendant la journée. La cuisine est bien équipée (microonde, cuisinière, …)

Climat : La saison sèche va de Janvier à Avril et les températures peuvent atteindre les 35°.

La période de pluie, avec un froid piquant et qui exige souvent de l’eau chaude peut aller de juin à septembre.

How to apply:

Vous reconnaissez-vous dans cette description? Si oui, envoyez-nous votre CV et Lettre de Motivation en français via ce lien:

https://emea3.recruitmentplatform.com/syndicated/private/syd_apply.cfm?i...

Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.

Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

Maintenant que vous avez démontré votre intérêt en étant courageusement allé au bout de cette annonce vous pouvez aller en découvrir plus sur Solidarités International (www.solidarites.org)!