Human Resources Associate

Job
from Pact
Closing date: 28 Dec 2019

At the heart of Pact is the promise of a better tomorrow. A nonprofit international development organization founded in 1971, Pact works on the ground in nearly 40 countries to improve the lives of those who are challenged by poverty and marginalization. We serve these communities because we envision a world where everyone owns their future. To do this, we build systemic solutions in partnership with local organizations, businesses, and governments that create sustainable and resilient communities where those we serve are heard, capable, and vibrant. Pact is a recognized global leader in international development. Our staff have a range of expertise in areas including public health, capacity development, governance and civil society, natural resource management, poverty, fragile states, monitoring and evaluation, small-scale and artisanal mining, microfinance and more. This expertise is combined in Pact’s unique integrated approach, which focuses on systemic changes needed to improve people’s lives.

Department

Global Human Resources (HR) - Pact strives for a world where all people are heard, capable, and vibrant. The Global Human Resources team helps realize this objective by fostering a worldwide environment that inspires excellence where initiative, inventiveness, and professional development are encourages. We value innovation in our employees and believe it gives us a competitive advantage in this global marketplace. Our team focuses its resources and efforts on the lifecycle quality of employee activities with ongoing attention to: Employee engagement, professional development, rewards and recognition and organizational culture; Taking what might be complicated, distant, daunting and making it simple, understandable and workable; Finding ways to fulfill our intent for openness, transparency and accessibility of information, rather than control, restriction and containment; Ensuring cross-organizational collaboration, shared success and joint action.

Position Overview

Reporting to the Finance and Operations Manager, ACHIEVE DR, the HR Associate will serve as the project’s principle point of contact for all HR-related matters in the Dominican Republic. The HR Associate has the primary responsibility for providing a wide range of complex and confidential administrative and project support to the Finance and Operations Manager, ACHIEVE DR, and the entire country team. This position coordinates various activities and ensures that the department’s day-to-day operation is efficient and effective. The HR Associate must provide excellent customer service, demonstrative initiative, take ownership of responsibilities, and complete projects with positive results.

Pact está reclutando a un Adjunto de Recursos Humanos para el programa ACHIEVE República Dominicana de Huérfanos y Niños Vulnerables (OVC). ACHIEVE es un acuerdo de cooperación mundial de cinco años financiado por la USAID con el doble objetivo de lograr y mantener el control de la epidemia del VIH entre las mujeres embarazadas y lactantes (PBF por sus siglas en inglés), los lactantes, los niños y los jóvenes en situación de riesgo y de difícil acceso, así como de mitigar el impacto del VIH/SIDA y prevenir la transmisión del VIH entre estas poblaciones; y apoyar la transición de la financiación principal y la ejecución a socios locales capacitados a fin de cumplir con el objetivo del PEPFAR de destinar el 70% de la financiación a socios locales.

El programa OVC en la República Dominicana brindará apoyo específico a personas de ascendencia haitiana y sus familias (designadas como Individuos de Población Objetivo [TPI por sus siglas en inglés]) para abordar las barreras a la atención y facilitar el acceso a servicios complementarios clave y fortalecerá la capacidad de los socios implementadores locales para diseñar, implementar y hacer el seguimiento de los servicios recibidos de acuerdo con los requisitos del PEPFAR.

El Adjunto de Recursos Humanos depende del Gerente de Finanzas y Operaciones de ACHIEVE DR, y servirá como el principal punto de contacto del proyecto para todos los asuntos relacionados con los Recursos Humanos en la República Dominicana. El Adjunto de Recursos Humanos tiene la responsabilidad principal de proporcionar una amplia gama de apoyo administrativo y de proyectos complejos y confidenciales al Gerente de Finanzas y Operaciones de ACHIEVE RD y a todo el equipo de país. Este cargo coordina varias actividades y asegura que la operación diaria del departamento sea eficiente y efectiva. El Adjunto de RRHH debe proporcionar un excelente servicio al cliente, iniciativa demostrativa, asumir responsabilidades y completar proyectos con resultados positivos.

Key Responsibilities

  • Reviews revises and streamlines general HR procedures, templates and forms to enhance efficiency and effectiveness of the department;
  • Administers HRIS database, staff changes, ensuring accuracy of employee data, designing, producing and running ongoing monthly HR reports including HR metrics, compensation, benefits, etc.;
  • Assumes primary responsibility for setup, maintenance and compliance of departmental files, including personnel files;
  • Drives on-boarding and off-boarding process, orientations, paperwork, departmental coordination;
  • Liaises and partners with payroll and accounting to successfully administer payroll and process departmental invoices for payment;
  • Maintains exit interview data, identifying trends and recommending actions to address concerns;
  • Assumes primary responsibility for performance management activities, coordinating training schedules;
  • Conducts periodic internal audits of HR files to ensure compliance with country statutes and regulations; assist with compilation of statistics and material in support of various compliance requirements;
  • Facilitates recruitment activities, developing and posting job descriptions, screening candidates, and ensuring the seamless transition from candidate to employee;
  • Serves as subject matter expert for HR Information, Applicant Tracking, and Performance Management System; ensures smooth administration and training for departmental and organization wide users;
  • Provides best in class support, service, guidance and contextual detail to staff for a variety of employment related questions, concerns and issues related to the full HR life cycle;
  • Liaison, as necessary, with in-country payroll company;
  • Other duties as assigned. Perform other duties as assigned.

· Analiza revisa y racionaliza los procedimientos generales de recursos humanos, plantillas y formularios para mejorar la eficiencia y eficacia del departamento;

· Administra la base de datos de HRIS, los cambios de personal, garantizando la precisión de los datos de los empleados, diseñando, produciendo y ejecutando informes mensuales de RRHH que incluyen métricas de RRHH, compensaciones, beneficios, etc;

· Asume la responsabilidad principal de la preparación, mantenimiento y cumplimiento de los archivos departamentales, incluidos los archivos de personal;

· Impulsa los procesos de incorporación y desvinculación, las orientaciones, el papeleo y la coordinación departamental;

· Se relaciona y colabora con la nómina y la contabilidad para administrar con éxito la nómina y procesar las facturas departamentales para el pago;

· Mantiene los datos de las entrevistas de salida, identificando tendencias y recomendando acciones para abordar las preocupaciones;

· Asume la responsabilidad principal de las actividades de gestión del desempeño, coordinando los programas de capacitación;

· Realiza auditorías internas periódicas de los archivos de RR HH para garantizar el cumplimiento de los estatutos y reglamentos del país; ayuda en la compilación de estadísticas y material en apoyo de los diversos requisitos de cumplimiento;

· Facilita las actividades de reclutamiento, desarrollando y publicando descripciones de puestos de trabajo, seleccionando a los candidatos y asegurando una transición sin problemas de candidato a empleado;

· Sirve como experto en la materia para el Sistema de Información de Recursos Humanos, Seguimiento de Candidatos y Gestión del Desempeño; asegura una administración y capacitación sin problemas para los usuarios de todo el departamento y de la organización;

· Proporciona el mejor apoyo de su clase, servicio, orientación y detalles contextuales al personal para una variedad de preguntas relacionadas con el empleo, preocupaciones y asuntos relacionados con el ciclo de vida completo de los recursos humanos;

· Hace de enlace, según sea necesario, con la compañía de nóminas del país;

· Otras tareas según se le asignen. Realizar otras tareas según se le asignen.

Basic Requirements

  • Bachelor’s degree in Human Resources, related field, or an equivalent combination of education, training, and work experience.
  • Two years’ experience with International Human Resources;
  • Excellent organizational skills with the ability to manage time effectively and get stuff done;
  • Ability to exercise sound and timely judgement and maintain confidentiality of sensitive information;
  • Demonstrated sensitivity and discretion when handling confidential information;
  • Demonstrated ability to be professional, calm, flexible, resilient, solution oriented, and creative;
  • Excellent verbal and written communication and skills;
  • Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PPT)

  • Grado de licenciatura en Recursos Humanos, campo relacionado, o una combinación equivalente de educación, capacitación y experiencia laboral.

  • Dos años de experiencia en recursos humanos internacionales;

  • Excelentes habilidades organizativas con la capacidad de administrar el tiempo de manera efectiva y conseguir que las cosas se hagan;

  • Capacidad para ejercer un juicio sólido y oportuno y mantener la confidencialidad de la información sensible;

  • Demostrada sensibilidad y discreción en el manejo de información confidencial;

  • Demostrada habilidad para ser profesional, calmado, flexible, resistente, orientado a soluciones y creativo;

  • Excelente comunicación y habilidades verbales y escritas;

  • Dominio de MS Office Suite (Word, Excel, PPT).

Preferred Qualifications

  • Minimum of four years’ experience with International Human Resources;
  • Experience with USAID and/or other NGO operating in donor-funded environment;
  • Demonstrated effective interpersonal and creative problem-solving skills.
  • Demonstrated ethical management practices.
  • Professional-level English language skills (written and oral).

  • Experiencia mínima de cuatro años en recursos humanos internacionales;

  • Experiencia con la USAID y/u otra ONG que opera en un entorno financiado por donantes;

  • Demostradas habilidades interpersonales efectivas y creativas para resolver problemas.

  • Demostradas prácticas de gestión ética.

  • Conocimientos de inglés de nivel profesional (escrito y oral).

Pact is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity or expression, marital status, disability, genetic information, age, citizenship status, genetic information, matriculation, family responsibilities, personal appearance, credit information, tobacco use (except in the workplace), membership in an employee organization, or other protected classifications or non-merit factors.