Chargé admin/fin/log – H/F

Job
from Bibliothèques Sans Frontières
Closing date: 30 Jun 2017

Position dans l’organigramme:

Le/la chargé-e admin/fin/log est sous l’autorité directe du responsable de Desk et sous l’autorité fonctionnelle des directions administrative/financière et logistique de BSF.
Il/Elle exerce une autorité fonctionnelle sur les admin/fin/log des Missions.

Missions

Contrôle de gestion / financeGarantir le respect des règles administratives et financières des bailleurs de fonds et internes à BSF

  • Préparer les suivis budgétaires, en lien avec les chargé(e)s de projets
  • Préparer un tableau de bord financier du Desk
  • Suivre et analyser l’affectation des RH du Desk
  • Participer à la rédaction d’appels à projets : préparation des documents administratifs, du budget (en incluant les inputs log) et support à la
  • planification (étude de faisabilité pour le respect des délais)
  • Préparer les prévisionnels de trésorerie du Desk en lien avec les Chefs de Mission
  • Appuyer le responsable de Desk dans la définition de sa stratégie financière
  • Préparer les audits bailleurs, en lien avec le département administratif/financier

Administration

  • Gérer et sécuriser les moyens de paiements du desk (si nécessaire) ancieret les petites dépenses du desk
  • Préparer les demandes de mise à disposition de fonds pour les missions de suivi
  • Archiver les conventions et assurer le suivi des versements bailleurs
  • Organiser les déplacements du Desk

Logistique

  • Assurer l’interface avec le service achat/expéditions : rédaction/suivi et archivage des demandes d’achats, suivi des commandes, des réceptions et des expéditions
  • Participer à l’amélioration en continu du référentiel de procédures et d’outils logistiques
  • Garantir le respect des procédures d’achat et les seuils de validation en fonction des bailleurs de fonds (suivi des dossiers d’achats)
  • Suivre et optimiser les pratiques logistiques du Desk
  • Contribuer aux activités opérationnelles du Desk : effectuer des missions support logistique sur le terrain, participer à la gestion opérationnelle des éventuelles urgences
  • Assurer le suivi du parc d’équipements informatiques
  • Assurer le suivi de la gestion des stocks (le cas échéant)
  • Assurer le suivi et la mise à jour des listes contacts terrains et siège du Desk
  • Supporter la mission sur l’analyse de contexte, et la mise en place d’outils de veille pour optimiser la gestion de la sécurité.
  • Participer aux briefings et débriefing des expatriés

Coordination avec les départements administratif/financier et logistique

  • Appliquer les procédures des directions administrative/financière et logistique au sein du Desk et des Missions qui lui sont rattachées
  • Être force de proposition sur la mise en œuvre de nouvelles procédures

Profil recherché:

  • Bac +2 en logistique ou en finance et gestion administrative
  • Diplôme de Bioforce serait un plus
  • Connaissance des règles administratives et financières des bailleurs de fonds
  • Expérience en contrôle de gestion
  • Connaissance de base en comptabilité
  • Expérience en administration des associations
  • Expérience en logistique et suivi des achats
  • Maitrise d’Excel
  • Expérience terrain appréciée

Modalités

  • Type de contrat : CDD – 12 mois
  • Date de début de la mission : dès que possible
  • Lieu : Montreuil
    Rémunération : 2000 € brut / mois+50 % tickets restaurants
How to apply:

Pour candidater,veuillez postuler sur notre site internet :https://www.bibliosansfrontieres.org/agir-ensemble/travailler-chez-bsf/